COVID-19 : information consolidée et en continu pour les pouvoirs locaux de Wallonie

Actualité du 13 Mars 2020

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C’est au Moniteur belge de ce 26 mars (2ème éd.) qu’est paru l’arrêté du Gouvernement wallon de pouvoirs spéciaux n° 6 du 24 mars 2020, relatif aux réunions des collèges communaux et provinciaux et organes de gestion, des régies communales autonomes, des régies provinciales autonomes, des associations de projet et des intercommunales.

On se souviendra que par circulaire du 16 mars, le Ministre Dermagne avait précisé que « Dans la mesure où une réunion présente un caractère indispensable, il sera admis que des collèges ou des organes de gestion puissent se réunir sous la forme de vidéoconférence. Si aucun moyen technologique semblable ne peut être mis en œuvre, l’accord des membres de ces organes pourra être émis via courriel.

Il appartiendra au président de l’organe et au fonctionnaire dirigeant local de s’assurer que le quorum soit réuni pour décider valablement ou que l’auteur du courriel est bien le titulaire du mandat dérivé (par toute voie de droit et au moment le plus opportun).

S’il échet, l’organe de gestion appréciera l’opportunité de confirmer sa décision en réunion « physique » lorsque les circonstances le permettront ».

L’arrêté du Gouvernement wallon n°6, publié ce jour, va un pas plus loin, puisqu’il précise désormais la règle suivante :

« Pour une durée de 30 jours à dater du jour de l’entrée en vigueur du présent arrêté, les réunions des collèges communaux, provinciaux, des conseils d’administration et des bureaux exécutifs des régies communales et provinciales autonomes, des comités de gestion des associations de projet, des conseils d’administration, des bureaux exécutifs et d’autres organes restreints de gestion des intercommunales se tiennent  par vidéoconférence ou téléconférence, sauf motifs impérieux de se réunir physiquement ».

L’utilisation de l’indicatif présent nous semble en effet édicter en obligation ce qui constituait jusqu’à ce jour une possibilité (même si la motivation de l’A.G.W. peut paraitre plus souple que ce que celui-ci arrête au travers de ses articles).

Cette solution devra donc s’appliquer, à notre estime, du 23 mars (date à laquelle l’A.G.W. produit ses effets – cf. art. 2) au 21 avril inclus.

Les réunions physiques ne pourront avoir lieu durant cette période que si des motifs impérieux le justifient.

L’A.G.W. précise encore que :

-      si aucun moyen de téléconférence ou technologique semblable ne peut être mis en œuvre, l'accord des membres de ces organes pourra être émis via courriel ;

-      il appartient au président de l'organe et au directeur général communal, provincial ou au fonctionnaire dirigeant local au sens de l'article L5111-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation de s'assurer, par toute voie de droit et au moment le plus opportun, que le quorum est réuni pour décider valablement ou que l'auteur du courriel est bien le titulaire du mandat dérivé. A notre sens, cette exigence vaut également pour les mandats non dérivés (au niveau du collège communal, par exemple). Ces vérifications seront plus aisées en cas de télé ou vidéo conférence ;

-      si l'accord d'au moins un des membres a été émis par courriel, la décision prise devra être confirmée par l'organe en réunion lorsque les circonstances le permettront ;

-      l'organe appréciera l'opportunité de confirmer sa décision en réunion lorsque les circonstances le permettront pour les réunions organisées par vidéo ou téléconférence ;

-      la consultation électronique des documents est autorisée et il est dérogé, pour les réunions physiques des organes, aux règles de localisation des réunions.

-      le directeur général ou le fonctionnaire dirigeant local au sens de l'article L5111-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation assistent à distance ou par voie électronique, aux réunions telles qu'organisées en application de l’arrêté du Gouvernement wallon.

Rappelons en outre que ces organes fonctionnent à huis clos, en manière telle qu’il faudra que les mandataires concernés veillent bien à s’isoler pendant les délibérations.

Question en suspens …

Le vote au scrutin secret

A notre connaissance, ni les circulaires ni les A.G.W. de pouvoirs spéciaux n’ont abordé jusqu’à présent la problématique du respect de l’exigence du scrutin secret (cf. CDLD art. L1122-27, al. 4), notamment en cas de nomination aux emplois. Il s’agit là pourtant, en principe, d’une formalité substantielle.

Certaines municipalités tentent des procédures électroniques (genre Doodle), la difficulté subsistant souvent dans la véritable anonymisation des votes.Il semblerait, sur ce point, que la solution du genre « ADoodle » puisse, a priori, s’avérer intéressante (en veillant le cas échéant à anonymiser les points soumis au vote le plus possible, par ex. : pas d’énoncé de la question, ...).

Des systèmes, genre « double enveloppe » pourraient également être envisagés : une double enveloppe est envoyée au domicile des mandataires, qui peuvent alors venir déposer leurs votes dans la boite aux lettres, le dépouillement ayant lieu après la séance. Cette solution prend toutefois beaucoup de temps, engendre des déplacements qu’il vaut mieux éviter, et donne le résultat des votes en différé.

D’aucuns envisageraient encore de faire recueillir par le directeur général les votes par mail. Lesdits votes seraient alors anonymisés par ses soins (occultation des adresses, noms, signature, …). Le directeur général resterait le gardien du secret.

Des dispositions spéciales apporteront peut-être d’autres solutions à cette question.

La Fédération des CPAS a proposé au Ministre des Pouvoirs locaux et au SPW Intérieur que, considérant les circonstances exceptionnelles et afin d'assurer la continuité du service public ainsi que l'exercice des missions indispensables des CPAS, des délégations de pouvoirs puissent être exercées au sein des Chapitres XII. Un arrêté ministériel a été pris par le Gouvernement wallon et est entré en vigueur ce 23 mars.

Ce dernier prévoit que :

  • Pour une durée de 30 jours à dater du jour de l’entrée en vigueur du présent arrêté, les réunions des Bureaux permanents et des conseils d’administration et organes restreints de gestion des Associations Chapitre XII se tiennent par vidéoconférence ou téléconférence, sauf motifs impérieux de se réunir physiquement.
  • Si aucun moyen de téléconférence ou technologique semblable ne peut être mis en œuvre, l’accord des membres de ces organes pourra être émis via courriel.
  • Il appartient au Président de l’organe ou au fonctionnaire dirigeant local de s’assurer, par tout voie de droit et au moment le plus opportun, que le quorum est réuni pour décider valablement ou que l’auteur du courriel est bien le titulaire du mandat dérivé
  • Si l’accord d’au moins un des membres a été émis par courriel, la décision prise devra être confirmée par l’organe en réunion lorsque les circonstances le permettront.
  • L’organe appréciera l’opportunité de confirmer sa décision en réunion lorsque les circonstances le permettront pour les réunions organisées par vidéo ou téléconférence.
  • La consultation électronique des documents est autorisée et il est dérogé, pour les réunions physiques des organes, aux règles de localisation des réunions.
  • Le Directeur général ou le fonctionnaire dirigeant local au sens de l’article L5111-1 du Code de la démocratie locale assistent à distance ou par voie électronique, aux réunions telles qu’organisées en application des paragraphes précédents.

Voir l’arrêté complet

Voir l’arrêté qui sécurise l’utilisation de la vidéo-conférence

Des dispositions pratiques pour les organes délibérants des CPAS sont accessibles dans notre autre News de l’onglet « Fonctionnement institutionnel » : « Conseils concernant l’organisation des organes délibérants en CPAS ». Nous vous invitons à les consulter.

Au besoin et en cas d’allongement ou d’aggravation des circonstances sanitaires exceptionnelles précitées, ces mesures exceptionnelles seront revues ou prolongées par le Gouvernement wallon.

La Fédération des CPAS a proposé au Ministre des Pouvoirs locaux et au SPW Intérieur que, considérant les circonstances exceptionnelles et afin d'assurer la continuité du service public ainsi que l'exercice des missions indispensables des CPAS, les délégations de pouvoirs respectivement des Conseils de l’Action sociale, Bureau Permanent, Comité spécial et Président soient revus, dans un principe de cascade. Un arrêté ministériel a été pris par le Gouvernement wallon et est entré en vigueur ce 23 mars.

Ce dernier prévoit que : 

  • Pour une durée de 30 jours, à dater du jour de l’entrée en vigueur de l’arrêté, les attributions du Conseil de l’Action sociale prévues à l’article 24 de la Loi du 8 juillet 1976 organique des CPAS sont exercées par le Bureau permanent aux seules fins d’assurer la continuité du service public malgré la pandémie de Covid-19 et dans la mesure où l’urgence de son action et l’impérieuse nécessité sont motivées.
  • Les décisions du Bureau permanent adoptées en exécution de l’article 1er peuvent abroger, compléter, modifier ou remplacer les règlements ou décisions du Conseil de l’Action sociale en vigueur. Elles peuvent notamment déterminer les sanctions administratives a? leur infraction.
  • Les décisions prises en exécution du paragraphe 1er peuvent être adoptées sans que les avis légalement ou réglementairement requis soient préalablement recueillis.
  • Dans l’unique éventualité où les réunions à la fois du Conseil de l’Action sociale, du Bureau permanent et du Comité spécial ne peuvent se tenir d’aucune manière ou ne rencontrent pas le quorum nécessaire et, compte tenu de l’impériosité et de l’urgence des décisions à adopter, le Président se voit déléguer l’exercice de l’ensemble des compétences des organes. Ces points sont portés sans délai à la connaissance des membres du Conseil de l’Action sociale par courriel sécurisé ou courrier ordinaire.
  • Les décisions adoptées en exécution des articles 1er et 2 doivent être confirmées par le Conseil de l’Action sociale et, le cas échéant par le Comité spécial dans un délai de trois mois a? partir de leur entrée en vigueur. À défaut de confirmation dans le délai vise? a? l’alinéa 1er, elles sont réputées n’avoir jamais produit leurs effets.

Voir l’arrêté complet.

En outre, nous vous informons que :

  • Le délai de 30 jours pour statuer sur les dossiers individuels reste, pour l’heure, d’application.
  • Si les réunions peuvent se tenir de façon physique, les consignes sanitaires largement diffusées doivent impérativement être respectées.
  • Si les réunions physiques ne peuvent se tenir, pour différentes raisons, nous privilégions leur maintien à distance par voie électronique, mail ou vidéo conférence. Les décisions peuvent se prendre dans ce cas par courriel. Les adresses mail à utiliser doivent être celles sécurisées données par le BP. Pratiquement et compte tenu de ce qui précède, nous pensons qu’il vaut mieux procéder par un échange sur l’ensemble des points, plutôt que par un envoi courriel point par point. Il sera dans ce cas-là nécessaire de préciser les positions de chacun dans les réponses apportées pour les différents points séparément. Le vote par bulletin secret ne devrait pas, dans la mesure du possible, être pratiqué et annoncé dès l’entame de la procédure à titre exceptionnel. En cas de décision(s) devant absolument être prise(s) par bulletin secret (par exemple les points relatifs au personnel), un système individualisé et anonymisé par correspondance postale peut être envisagé. L’arrêté qui sécurise la pratique des vidéo conférence est disponible ici.
  • Dans le cas où le demandeur demande à être entendu, avec l’accord de celui-ci, le CPAS peut mettre en place une vidéo conférence qui permet à la personne d’exposer sa situation aux membres du BP ou du CSSS et de poser les questions nécessaires. Il est possible aussi que le demandeur puisse exposer sa situation au seul Président ou à un Conseiller désigné à cet effet qui fera rapport aux autres membres. Dans tous les cas, les droits de la personne doivent être sauvegardés. En conséquence, le doute dans la situation de la personne doit prévaloir au demandeur.
  • L’ensemble des autres dispositions légales prévues pour les réunions sont maintenues et restent d’application, notamment : les membres doivent avoir reçu les pièces et convocations dans les délais prescrits, les décisions doivent être prises dans les délais également prescrits, les quorums doivent toujours être respectés.
  • Les éventuels modes de fonctionnement inhabituels qui seraient décidés pour l’heure, compte tenu des circonstances, devront être annoncés à l’entame des réunions physiques ou à distance de l’organe délibérant, ou encore par courrier (cf. supra) et actés dans le PV, en éventuelle dérogation des règles prévues dans le ROI.
  • La consultation électronique des documents est autorisée et il est dérogé, pour les réunions physiques des organes, aux règles de localisation des réunions.
  • Le Directeur général ou le fonctionnaire dirigeant local assistent à distance ou par voie électronique, aux réunions telles qu’organisées en application des paragraphes précédents.
  • À noter que ces dispositions s’appliquent également aux Comités de concertation Ville-CPAS.

Au besoin et en cas d’allongement ou d’aggravation des circonstances sanitaires exceptionnelles précitées, ces mesures exceptionnelles seront revues ou prolongées par le Gouvernement wallon.

Pour une durée de 30 jours à dater du 19 mars (soit jusqu’au 17 avril), les attributions du conseil communal visées par l’article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation sont exercées par le collège communal aux seules fins d’assurer la continuité du service public malgré la pandémie de Covid-19 et dans la mesure où l’urgence de son action et l’impérieuse nécessité sont motivées.

C’est dans la 2ème édition du Moniteur belge du 20 mars 2020 qu’est paru l’arrêté du Gouvernement wallon de pouvoirs spéciaux du 18 mars 2020 n°5 relatif à l’exercice des compétences attribuées au conseil communal par l’article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation par le collège communal.

Cet arrêté, qui est rentré en vigueur le lendemain de sa signature, prévoit que pour une durée de 30 jours à dater du lendemain du jour de sa promulgation, soit du 19 mars au 17 avril, les attributions du conseil communal visées par l’article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation – « Le conseil règle tout ce qui est d'intérêt communal; il délibère sur tout autre objet qui lui est soumis par l'autorité supérieure » - sont exercées par le collège communal uniquement pour assurer la continuité du service public malgré la pandémie de Covid-19 et dans la mesure où l’urgence de son action et l’impérieuse nécessité sont motivées.

L’arrêté du Gouvernement wallon ne vise dès lors pas, selon nous, toutes les décisions qui pourraient être prises par le conseil communal sur base de L1122-30 CDLD, mais uniquement celles qui doivent être exercées dans l’urgence.

En effet, l’AGW précise bien que « … les décisions non urgentes relevant des attributions du conseil communal seront donc exercées par le conseil communal quand il se réunira à nouveau ; … ».

Le collège qui agira de la sorte, sera tenu de motiver l’urgence, et partant l’impérieuse nécessité, qui justifie son action sur la base de l’AGW ; les délais de rigueur qui s’imposent aux communes ayant été suspendus, ils ne peuvent en principe, sauf exception dûment motivée, justifier l’urgence.

Les décisions du collège communal adoptées en exécution de cet arrêté peuvent abroger, compléter, modifier ou remplacer les règlements, ordonnances ou décisions du conseil communal en vigueur. Elles peuvent ainsi déterminer les sanctions administratives à leur infraction.

Elles peuvent en outre être adoptées sans que les avis légalement ou réglementairement requis soient préalablement recueillis.

Quand le collège communal se substituera de la sorte au conseil communal, ses décisions sont soumises au contrôle de tutelle tel qu’il se serait appliqué à une décision du conseil communal.

Les décisions ainsi adoptées par le collège devront être confirmées par le conseil communal dans un délai de trois mois à partir de leur entrée en vigueur. A défaut, elles sont réputées n’avoir jamais produit leurs effets.

Au besoin et en cas d’allongement ou d’aggravation des circonstances sanitaires exceptionnelles ayant conduit à l’adoption de cet arrêté du Gouvernement wallon, cette mesure exceptionnelle sera revue ou prolongée.

La seconde édition du Moniteur belge du 20 mars 2020 a notamment publié les arrêtés du Gouvernement wallons de pouvoirs spéciaux suivants :

 

Il s’agit des textes correspondant aux mesures annoncées par la circulaire du Ministre des Pouvoirs locaux du 18 mars 2020.

Ces arrêtés entrent en vigueur rétroactivement le lendemain de leur signature, soit le 19 mars.

IMIO hat einen kontrollierten und nachhaltigen Videokonferenzdienst eingerichtet, der auf Anfrage über dieses Formular zur Verfügung steht. Bitte beachten Sie, dass die Installation des Tools einen Arbeitstag dauert.

Dies wird es den Kollegien ermöglichen, Sitzungen und/oder Versammlungen aus der Ferne abzuhalten und damit der Empfehlung des Ministers für Kommunalbehörden zu entsprechen.

Beachten Sie, dass dieses Videokonferenz-Tool in Verbindung mit Plonemeeting den Hochschulen die Möglichkeit bietet, ihre Agenda vollständig online zu kontrollieren.

Wenn Sie kein Plonemeeting haben, laden wir Sie ein, sich mit IMIO in Verbindung zu setzen, das Sie "aus der Ferne" damit ausstatten kann.

Kontakt IMIO :
Tel: 081/586.100
Fax: 081/586.129
contact@imio.be

IMIO a mis en place un service maîtrisé et pérenne de visioconférence qui est disponible sur simple demande via ce formulaire. Attention, il faut un jour ouvrable pour installer l’outil.

Ceci permettra aux Collèges de tenir des réunions et/ou des séances à distance, rencontrant par là la recommandation du Ministre des Pouvoirs locaux.

A noter que, couplé à Plonemeeting, cet outil de visioconférence permettra aux collèges de maitriser leur ordre du jour totalement en ligne.

Si vous ne disposez pas de Plonemeeting, nous  vous invitons à prendre contact avec IMIO qui pourra vous en équiper « à distance ».

» Voir la communication d'IMIO

Le Ministre du Logement, des Pouvoirs locaux et de la Ville a adressé ce jour une circulaire à l’ensemble des pouvoirs locaux pour les informer des mesures qu’il recommande en matière de gestion du personnel pendant la période temporaire de confinement.

Si à l’heure du confinement, la consigne générale est bien de privilégier au maximum le télétravail et de limiter au maximum les contacts avec autrui, les CPAS doivent maintenir la continuité de certains services. Ces derniers font en effet partie des services essentiels visés par l’Arrêté ministériel du 18 mars 2020, portant des mesures d'urgence pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19. Par ailleurs, les consigne du SPP IS vont dans le sens d’un maintien de services « physiques » en CPAS. 

La Fédération des CPAS a créé un tableau de synthèse. Ce tableau a pour vocation de passer en revue les différentes missions des CPAS, ainsi que les services développés par les centres pour répondre à ces missions, et de faire des recommandations sur la continuité à assurer.

Il est envoyé à titre illustratif et se base sur les pratiques actuellement observées sur le terrain.

Il conviendrait par ailleurs de communiquer sur cette continuité auprès de la population.

Pour toute information concernant les différents services : 081 240 651 - federation.cpas@uvcw.be

Cette note est arrêtée au : 20 mars 2020. Elle sera amenée à évoluer en fonction des différents arrêtés de gouvernements et circulaires qui doivent encore être adoptés et qui pourraient encore remettre en question le maintien de certaines missions.

Voir le tableau de synthèse - Continuité des missions et services du CPAS

Le collège communal peut exercer les compétences du Conseil communal, lorsque celles-ci doivent être exercées dans l’urgence.

Cette habilitation spéciale lui est faite pour un mois à compter du 18 mars.

Les décisions prises par le collège devront être confirmée par le conseil communal (au plus tard dans les 3 mois à partir de leur entrée en vigueur).

 

Par le biais des pouvoirs spéciaux qui lui ont été conférés par le Parlement wallon, le Gouvernement wallon vient d’adopter en extrême urgence un arrêté visant la suspension temporaire des délais de rigueur et de recours fixés dans l’ensemble de la législation et règlementation wallonnes ou adoptés en vertu de celle-ci. CoDT, Code de l’environnement, décret « voirie », décret relatif aux implantations commerciales, etc. ; toutes les procédures wallonnes sont concernées. Les délais de recours en annulation au Conseil d’Etat sont également visés par la mesure.

Nous évoquions récemment la nécessité, en raison de la situation exceptionnelle traversée par notre pays, de suspendre au plus vite les procédures administratives soumises aux délais de rigueur. Par deux arrêtés du Gouvernement wallon de pouvoirs spéciaux datés de ce 18 mars 2020, des mesures concrètes et immédiates sont prises. Toutes les matières sont visées, en ce compris celles transférées à la Région wallonne en vertu de l’article 138 de la Constitution. Il est ici difficile de les lister exhaustivement tant l’exercice est périlleux. Chacun devra, au regard de ses compétences et de la règlementation qu’il applique, s’assurer de l’application réelle de ces mesures.

La suspension vise :

-        les délais de rigueur et de recours fixés par les décrets et règlements de la Région wallonne ou pris en vertu de ceux-ci ainsi que ceux fixés dans les lois et arrêtés royaux relevant des compétences de la Région wallonne en vertu de la loi spéciale de réformes institutionnelles du 8 août 1980 ;

-        les enquêtes publiques devant débuter ou ayant débuté à partir du 18 mars 2020 ;

-        à proroger :

  • les délais impartis aux instances consultées pour remettre leur avis ;
  • les délais impartis aux fonctionnaires ou administrations pour transmettre leur rapport d'instruction ou de synthèse ;

-        les délais applicables au contentieux de l’annulation devant la section du contentieux administratif  du Conseil d’Etat relatifs à des actes pris par des autorités administratives ou de la réglementation de la Région wallonne.

Cette suspension est valable pour une durée d’un mois, prorogeable deux fois pour une même durée par un arrêté par lequel le Gouvernement en justifie la nécessité au regard de l’évolution des conditions sanitaires.

Ces mesures sont d’application à partir de ce 18 mars 2020.

Notons que cette suspension des délais n’empêche pas les autorités tant régionales que communales de continuer à prendre des décisions même dans les situations où les délais sont suspendus.

Nous ne doutons pas que différentes questions pratiques risquent de se poser. Il conviendra de dégager ensemble – acteurs publics, privés et citoyens – les meilleures solutions pour assurer l’effectivité de cette mesure indispensable et garantir la continuité du service public et le principe d’égalité tout en préservant la sécurité juridique. Les services de l’Union des Villes et Communes de Wallonie restent à votre disposition pour évoquer et, le cas échéant, relayer ces questions et solutions.

» Voir la Circulaire du 18 mars relative aux délais de regueur et aux compétences du collège

Au vu de la situation actuelle, respectant en cela les dernières directives du Conseil National de Sécurité, il convient, dans la mesure du possible, de limiter les contacts avec les usagers. Lorsque ces contacts sont nécessaires, il est primordial de respecter les mesures préventives d’hygiène et de maintenir une distance raisonnable entre les personnes.

Comme l’a indiqué la Première Ministre, l’aide aux personnes dans le besoin doit être assurée, dès lors il est indispensable d’assurer une continuité dans les missions du CPAS afin que les personnes les plus vulnérables puissent toujours y trouver le secours nécessaire.

Nous comprenons que sur le terrain, respecter les mesures strictes d’hygiène et de distanciation sociale tout en assurant la continuité des missions des CPAS est difficile.

Pour permettre cette continuité, le SPP-Is a décidé d’assouplir les procédures à suivre pour remplir vos missions légales.

Vous trouverez ici une série d’instructions du SPP-IS.

Si vous souhaitez des informations complémentaires, les collaborateurs du SPP-Is restent à votre disposition via les numéros d’appels habituels ou par mail.

La Fédération des CPAS reste également à votre disposition pour toute question ou information complémentaire :

Ariane Michel - 081 240 658.

En guise d’information et d’échange de bonnes pratiques, voici également deux exemples concrets d’organisation de la continuité de service minimum (celui du CPAS de Namur et celui du CPAS de Tournai), ainsi qu'une FAQ. 

CPAS de Tournai I
 - CPAS de Tournai II
CPAS de Namur I - CPAS de Namur II

Un tableau complet et illustratif pour chaque service est en cours de construction et sera posté ce jeudi 19 mars.

Le Moniteur belge de ce jour (18 mars 2020) reprend les mesures fédérales d’urgence contre le coronavirus ainsi que le décret octroyant des pouvoirs spéciaux au Gouvernement wallon pour lutter contre cette crise.

 

Par circulaire du 16 mars 2020, le Ministre Dermagne a communiqué aux communes et para-locaux. Notamment, ses recommandations en lien avec les mesures édictées par le Gouvernement fédéral.

http://interieur.wallonie.be/sites/default/files/2020-03/Circulaire%20Covid-19_0.pdf

Il a ainsi rappelé les mesures de police administrative qu’il serait inopportun de prendre et celles qui pourraient se justifier, le cas échéant.

Il a également apporté des précisions quant au fonctionnement des instances décisionnelles des communes, notamment, et des para-locaux.

Ainsi, pour ce qui est des réunions du conseil communal, le Ministre a insisté sur le fait qu’il convenait de privilégier leur report.

D’après lui, la tenue d’une séance du conseil communal à huis clos ne devrait s’envisager que dans la mesure où elle serait absolument indispensable, si une commune ne disposait pas des moyens techniques nécessaires pour assurer une réunion « virtuelle », et pour autant, bien sûr, que les mesures de prévention fédérales soient scrupuleusement respectées (distance entre les personnes, …).

Nous vous livrons ci-après ce qui nous semble constituer une procédure juridiquement prudente, si d’aventure, une telle réunion du conseil communal devait, in fine, être organisée (dans les strictes limites précisées par la circulaire du 16 courant).

 

1.       Est-il possible de prévoir que les séances du conseil communal auront lieu à huis clos ? Selon quelles modalités

A notre estime, oui, moyennant prise de certaines décisions.

Si le principe de publicité des séances du conseil communal est inscrit dans la Constitution (art. 162, al. 2, 4°) et dans le CDLD (art. L.1122-20, al. 1), il n’en demeure pas moins que suivant le second alinéa de cette même disposition, « sous réserve de l'article L1122-23 [ndrl vote du budget, d’une MB, ou des comptes], le conseil communal, statuant à la majorité des deux tiers des membres présents peut, dans l'intérêt de l'ordre public et en raison des inconvénients graves qui résulteraient de la publicité, décider que la séance ne sera pas publique ».

Il ne fait nul doute, selon nous, que la pandémie mondiale de Covid qui sévit actuellement, et qui impose la prise de mesures strictes, rencontre les circonstances visées dans cette disposition.

Toutefois, à notre avis, pour que cette mesure puisse être votée par le conseil, il convient qu’au préalable celui-ci ait commencé à se réunir normalement (soit en séance publique).

Pour pallier cette phase intermédiaire, nous sommes d’avis que le Bourgmestre, via un arrêté de police, fondé sur l’article 135, par. 2 et 133, al. 2 de la Nouvelle loi communale, pourrait décider de la mise à huis clos de la séance du conseil, dès son entame, mesure que le conseil se réapproprierait ensuite sur base de l’article L1122-20, al. 2.

Cette mesure nous semble en effet proportionnée (voir actu récente sur les mesures complémentaires à prendre par les communes dans le cadre de la gestion du Covid).

Cet arrêté devrait ensuite être motivé au vu de la situation actuelle en son texte et placardé à l’entrée de la salle du conseil. La procédure serait à réitérer pour chaque séance du conseil.

Par ailleurs, ce huis clos par mesure de police ne serait pas nécessairement incompatible avec la retransmission en ligne, dans les communes où elle est à ce jour techniquement possible. Plus précisément, c’est l’accès du public à la salle qui serait interdit, emportant de facto un huis clos dans les cas où aucune retransmission n’est organisée, mais assurant tout de même la publicité de la séance là où une telle retransmission serait possible.

Le Ministre a précisé, dans sa circulaire, qu’en cas de séance à huis clos du conseil communal, un compte-rendu analytique de la séance devrait être établi.

 

2.       Des réunions informatiques du collège communal ?

Actuellement, les réunions du Collège doivent actuellement se tenir physiquement, rien n’étant prévu dans le CDLD pour la tenue de réunions informatiques (skype, …).

Dans sa réponse, à la question n°451 qui lui était posée le 21 mars 2017 par Monsieur le Député Knaepen, le Ministre Dermagne a précisé que dans l’état actuel, le CDLD ne prévoyait pas la possibilité de se dispenser de la réunion physique du collège communal, même en cas d’urgence motivée, stipulant que le vote électronique n’était pas prévu. Le Ministre a toutefois admis que, dans la pratique, certaines circonstances, nécessitant parfois une prise de décision en urgence, puissent se confronter au strict respect des dispositions du CDLD. Dans ces cas de figure qu’il conviendrait de préciser davantage, il ne lui semblait pas inconcevable d’envisager la possibilité de recourir à un vote par voie électronique au sein du Collège communal. Il a annoncé compter solliciter son administration afin d’examiner la possibilité d’organiser un « Collège communal électronique » dans le respect des textes et moyennant certaines balises indispensables. D’après lui, la solution du « Collège communal électronique » ne pourrait pas se substituer à la règle générale de la réunion physique du collège ni vider de la substance la notion de collégialité. Enfin, le recours à la voie électronique devrait être dûment motivé.

Encore une fois, il nous semble que les circonstances actuelles justifieraient pleinement le recours à de telles mesures « électroniques ». Selon nous, il conviendrait à nouveau que la mesure soit édictée par le Bourgmestre, sur base de ses compétences de police administrative générale. Il peut alors prendre un arrêté basé sur l’article 133, al. 2 et 135, de la NLC précisant l’ordre souhaité, l’urgence d’une telle mesure et les raisons pour lesquelles il les impose.

Cette mesure doit être prise pour une durée déterminée et prévoir la réunion électronique pendant un temps donc, qui pourra être prolongé par une nouvelle mesure de police si besoin. Idéalement, les échevins devraient être avertis de la mesure en devenir et ce AVANT son adoption afin qu’ils puissent soumettre des suggestions au Bourgmestre et afin surtout de mettre en pratique le principe Audi alteram partem applicable à toute mesure de police. Il nous semble donc essentiel, et même dans l’urgence, au vu de l’importance de la mesure de prendre contact par mail avec les membres du collège avant de prendre la mesure définitive, même si peu de temps de réaction leur est laissé. À la différence de la mesure relative au huit clos des conseils communaux, la situation en l’occurrence permet une réaction rapide des intéressés.

Nous relayons ci-dessous la circulaire envoyée par Pierre-Yves Dermagne, Ministre du Logement,des Pouvoirs locaux et de la Ville.

 

Mesdames, Messieurs,

Depuis le 13 mars à minuit et jusqu’au 3 avril inclus, le Gouvernement fédéral a adopté de nouvelles mesures, dont vous avez certainement pris connaissance via l’autorité fédérale, le Gouverneur ou encore le site www.info-coronavirus.be du SPF Santé publique.

La phase fédérale signifie que les Gouverneurs et Bourgmestres sont tenus d’appliquer les mesures générales décidées. Le but est d’harmoniser les mesures sur l’ensemble du territoire belge.

Police administrative

Si bien entendu les Bourgmestres demeurent compétents en matière d’ordre public conformément à l’article 135 §2 de la nouvelle loi communale, je tiens à insister sur le fait qu’il est inopportun d’adopter des ordonnances de police administrative qui viendraient ajouter des interdictions à celles déjà édictées par le Gouvernement fédéral ou qui tendraient à préciser les mesures (définition du cercle intime…). Ce, afin de ne pas rompre le souci d’harmonisation inhérent au déclenchement de la phase fédérale voire de troubler plus encore notre population sur les précautions à respecter impérativement. Il est par contre bien entendu que les Bourgmestres restent compétents pour prendre des arrêtés de police liés à des situations spécifiques comme par exemple les rassemblements dans certains lieux (parcs, devantures de «nightshop») ou visant au respect de la fermeture administrative d’un établissement ne respectant pas les conditions d’ouverture.

Fonctionnement des instances de décision

Si la continuité des services au public doit être assurée dans la mesure du possible, il est possible que vous ne soyez pas toujours en mesure de réunir physiquement vos instances décisionnelles, qu’il s’agisse des collèges et conseils communaux ou provinciaux, des conseils de l’action sociale et bureaux permanents ou encore des organes de gestion des institutions paralocales.

Je tiens à vous informer qu’en ma qualité d’autorité de tutelle, je ne m’opposerai pas à ce que ces organes se réunissent sous des formes qui s’éloigneraient peu ou prou des dispositions légales en vigueur – notamment le Code de la démocratie locale ou la loi du 8 juillet 1978 organique des CPAS qui imposent qu’ils se réunissent physiquement.

Collèges communaux et provinciaux / Organes de gestion

Dans la mesure où une réunion présente un caractère indispensable, il sera admis que des collèges ou des organes de gestion puissent se réunir sous la forme de vidéoconférence. Si aucun moyen technologique semblable ne peut être mis en œuvre, l’accord des membres de ces organes pourra être émis via courriel.

Il appartiendra au Président de l’organe et au fonctionnaire dirigeant local de s’assurer que le quorum soit réuni pour décider valablement ou que l’auteur du courriel est bien le titulaire du mandat dérivé (par toute voie de droit et au moment le plus opportun).

S’il échet, l’organe de gestion appréciera l’opportunité de confirmer sa décision en réunion « physique » lorsque les circonstances le permettront.

Conseils communaux, provinciaux et de l’action sociale

S’agissant plus particulièrement des conseils communaux et provinciaux pour lesquels la règle de la publicité des séances est de rigueur, le report est à privilégier.

A la condition que la séance soit absolument indispensable à l’exercice des missions de la commune, de la province ou du CPAS, une retransmission vidéo est une option à privilégier dans la mesure où elle se rapproche le mieux du prescrit légal.

A titre tout à fait exceptionnel et par décision spécialement motivée préalablement par le collège communal/provincial, une réunion pourrait se tenir à huis clos. En ce cas, il conviendra d’établir un compte-rendu analytique des discussions du conseil.

J’insiste sur le fait qu’une telle pratique ne saurait être admise qu’à la condition que la séance soit absolument indispensable à l’exercice des missions de la commune ou de la province, qu’aucun moyen technologique ne puisse être mis en œuvre et qu’une telle réunion puisse se réunir dans le respect des mesures de prévention fédérales.

J’invite Messieurs les Gouverneurs et les autorités communales agissant en qualité d’autorité de tutelle sur les CPAS et les établissements de gestion d’un culte reconnu à adopter les mêmes tolérances administratives.

Plus que jamais, les services de la Région wallonne sont pleinement mobilisés et demeurent à la disposition des pouvoirs locaux pour faire face à cette crise.

Pour toute question relevant des compétences de la Wallonie qui se poserait dans ce cadre, vous pouvez, dès à présent, prendre contact avec vos relais habituels.

Par ailleurs, dès cette semaine, un espace internet sera dédié à cette problématique, comprenant une foire aux questions et relayant les informations utiles à ce sujet.

Sachant pouvoir compter sur votre total investissement face à cette situation exceptionnelle qui place chacun de nous devant ses responsabilités envers la population, je vous prie de croire, Mesdames, Messieurs, à l’assurance de mes sentiments les meilleurs.

Le Ministre du Logement, des Pouvoirs locaux, et de la Ville
Pierre-Yves Dermagne

Grâce aux techniques modernes et aux processus dont s’est équipée notre asbl depuis plusieurs années, le télétravail généralisé permet d’assurer la meilleure continuité possible de nos services à nos membres. Les permanences téléphoniques restent assurées les matinées (et les après-midis pour les questions urgentes liées au Coronavirus) et nos conseillers poursuivent leurs consultations via mail ou téléphone.

Toutefois, nous privilégions les demandes urgentes liées à la gestion du coronavirus.

Nous mettons et relayons également sur notre site des infos importantes sur la crise. Pour vous permettre de gagner du temps, n’hésitez pas à consulter nos FAQS en page d’accueil de notre site www.uvcw.be .

Nous vous demandons aussi de privilégier le mail au téléphone (voir les mails des conseillers sur http://www.uvcw.be/union/141.cfm ; mails généraux : commune@uvcw.be et federation.cpas@uvcw.be ).

Merci de bien spécifier si votre question est urgente ou non urgente.

L’UVCW et la Fédération des CPAS ont décidé de postposer les différentes formations (journées d’étude, ateliers, colloques, assemblée générale, …) ne souhaitant pas offrir des vecteurs de transmission au virus. Nous les reprogrammerons dans un avenir que nous espérons proche.

Pour toute question, n’hésitez pas à téléphoner aux services concernés (Service Formation tel 081 240 639, email formation@uvcw.be ; Centre de Formation des CPAS tel 24 06 56, email formation.cpas @uvcw.be).

Nous avons aussi reporté les réunions de nos groupes de travail, commissions, etc.

Nous vous prions de bien vouloir nous excuser pour les désagréments causés dont nous sommes bien désolés et comptons sur votre compréhension.

En cette période bien difficile pour tout le monde, nous restons à vos côtés du mieux que nous le pouvons et vous souhaitons tout le courage possible.

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Ce document, imprimé le 28-03-2020, provient du site de l'Union des Villes et Communes de Wallonie (www.uvcw.be).
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