Les outils disponibles

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Les outils suivants sont finalisés et à disposition de l'ensemble des communes.

Gestion informatisée du Collège communal

Cet outil permet la gestion des points proposés, de l'ordre du jour et du procès-verbal des séances du Collège communal. Il est à usage des agents communaux.

Le principe est le suivant :

• Un agent communal et/ou le Secrétaire communal crée un point pour un prochain Collège. Il soumet ce point qui passe du statut privé au statut "en attente". Ce point est alors visible par le secrétaire communal qui peut le compléter et déjà éventuellement indiquer une description pour le procès-verbal.
• Le Secrétaire communal crée un ordre du jour avec la date du prochain Collège communal. Il peut dès lors y ajouter les points qui sont "en attente" ainsi que des points récurrents définis dans la configuration de l'outil.
• Avant le Collège communal, un fichier PDF reprenant l'ordre du jour est généré et imprimé. Ce document servira de support de travail lors de la séance du Collège communal.
• Après la séance, l'ordre du jour peut au besoin encore être modifié. Il sera nécessaire de clôturer l'ordre du jour afin qu'un procès verbal soit généré automatiquement. Il est possible de configurer l'outil pour que des points récurrents complémentaires soient également ajoutés dans le procès verbal. Il est également possible d'insérer des points non prévus dans l'ordre du jour mais qui ont été ajoutés en cours de séance.
• Le Secrétaire communal peut éditer et compléter le procès-verbal (les points correspondants sont automatiquement modifiés avec le contenu du PV). Il peut également modifier le statut de chaque point proposé pour indiquer la décision qui a été prise sur celui-ci. L'agent qui avait proposé le point pourra alors consulter cette décision.
• Le secrétaire finalement clôture le PV après approbation de celui-ci, ce qui a pour conséquence de générer un document d'archive du PV au format PDF.

Téléservices

L'outil Téléservices permet d'une part au citoyen d'effectuer tous types de démarches en ligne (commande de documents administratifs, inscription à un événement,...) et d'autre part à l'administration communale de gérer ces demandes.

Le principe est le suivant:

• Dans un premier temps, le citoyen accède à une liste des démarches qui peuvent être menées en ligne. Cette liste précise les modalités nécessaires pour chacune des démarches.
• Ensuite, le citoyen s'inscrit au service en complétant ses données personnelles. Cette inscription ne doit être effectuée qu'une seule fois. Elle permettra au citoyen de se reconnecter au service au moyen soit d'un identifiant/mot de passe soit de sa carte d'identité électronique.
• Après s'être identifié, le citoyen peut entreprendre les démarches qu'il souhaite. Il a également la possibilité de consulter le suivi des démarches qu'il a déjà menées.
• Au cours de son traitement, une démarche change de statut suivant les étapes de son parcours. S'il le souhaite, le citoyen peut être averti par courrier électronique de tout changement de statut.
• De son côté, l'agent communal responsable consulte les nouvelles démarches enregistrées ou les demandes en cours qui nécessitent un traitement.
• Au cours du traitement de la demande, l'agent responsable change son statut suivant les actions qu'il effectue. Il indique par exemple que la demande est en cours de traitement, finalisée, rejetée, ...

Site internet communal

L'outil Plone permet de rapidement mettre en place un site internet "clé sur porte". Dans le cadre de CommunesPlone, ce site internet standard a été adapté aux besoins des communes.

Une commune désireuse de lancer un nouveau site internet peut partir du modèle proposé par CommunesPlone et l'alimenter avec son contenu spécifique. Cela ne nécessite aucune connaissance technique particulière.

Plusieurs communes disposent déjà d'un site basé sur ce modèle commun:

• www.seneffe.be
• www.sambreville.be
• www.floreffe.be
• www.la-bruyere.be
• www.chatelet.be

Voici quelques caractéristiques du modèle de site internet communal:

• Le site est articulé autour d'un outil de gestion de contenu (CMS) parmi les plus modernes aujourd'hui. Très convivial, il permet à des personnes sans connaissances techniques d'ajouter, de supprimer ou de modifier des pages du site. Cela, directement via le site.
• Le mode d'alimentation du site peut être organisé avec beaucoup de souplesse: alimentation centralisée (par le webmaster), décentralisée (par les services) avec validation, décentralisée sans validation, par quelques personnes seulement, ...
• Des "sous-sites" sont possibles: asbl, associations ou commerçants de la commune peuvent alimenter leurs propres pages au sein du site communal, avec un menu qui leur est propre et un accès sécurisé.
• Un module Téléservices (voir ci-dessus) permet au citoyen de mener ses démarches administratives en ligne en s'authentifiant au moyen de sa carte d'identité électronique (facultatif). La commune peut modifier ou ajouter de nouvelles démarches.
• Un module de géolocalisation donne la possibilité d'illustrer avec des cartes dynamiques la localisation précise des bâtiments de l'administration, du CPAS, des écoles, des associations, des commerces, ...
• Le site accepte le co-marquage avec les sites de la Région wallonne. Ainsi, la commune peut enrichir les pages de son site avec du contenu provenant du portail wallonie.be (entre autres).
• La gestion des flux RSS est intégrée. Grâce à un flux RSS, le citoyen peut être rapidement informé lorsque du contenu est ajouté au site de la commune.
• Le modèle de site n'est pas figé. Couleurs, logos, illustrations, taille et police des textes peuvent être choisis par chaque commune.
• Le site est optimisé pour être référencé au mieux par les moteurs de recherche tels que Google, Yahoo, etc.
• Le site respecte les standards du web et les standards d'accessibilité aux personnes souffrant d'une déficience visuelle.
• Le site est construit avec des technologies ouvertes qui ne sont pas la propriété d'une société commerciale. L'outil Plone, à la base du site, bénéficie d'une large communauté d'acteurs publics et privés en Belgique et à l'étranger. Avec un site Plone, il n'y a pas de dépendance à un acteur unique.