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OpenOffice: un choix judicieux pour les communes

Edouard Vercruysse et Stéphan Geulette - Janvier 2006
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En matière de logiciels bureautiques, il existe aujourd'hui une alternative à la suite Office de Microsoft. Il s'agit d'OpenOffice, un logiciel libre et gratuit qui, en plus du fait de proposer des fonctionnalités identiques à celles de Microsoft Office, offre certains avantages particulièrement intéressants pour les administrations publiques. Voyons le "phénomène" OpenOffice de plus près…

Cela fait des années que Microsoft Office règne en maître sur le marché des suites bureautiques. Les logiciels de traitement de texte qui existaient dans les années 80-90 ont disparu les uns après les autres face au poids lourd de Microsoft. Même WordPerfect est passé dans les oubliettes de l'histoire informatique [1], lui qui fut pourtant le leader incontesté des traitements de texte pendant de nombreuses années.

Mais voilà, Microsoft Office doit aujourd'hui faire face à un outsider, OpenOffice. Ce dernier est à la fois fort semblable et fort différent de Microsoft Office. Semblable par les fonctionnalités qu'il propose, surtout dans sa toute récente version 2. Différent par son concept: OpenOffice est un logiciel libre, gratuit et entièrement basé sur des standards ouverts.

Cette différence fondamentale de concept représente un énorme avantage, surtout pour les administrations publiques. Voyons quels intérêts peuvent pousser celles-ci à opter pour OpenOffice.

Pourquoi passer à OpenOffice?

Pour gagner en indépendance

En utilisant Microsoft Office, les administrations sont totalement dépendantes de Microsoft pour des aspects aussi importants que le rythme d'évolution du logiciel, la politique de licence, la politique de maintenance, les formats de documents utilisés, … Exemple de cette dépendance: Microsoft peut décider unilatéralement de ne plus offrir de support pour la version d'Office que vous utilisez, vous obligeant dans les faits à évoluer vers une version plus récente et donc à payer de nouvelles licences.

L'adoption d'OpenOffice offre une réelle garantie d'indépendance. Une indépendance par rapport à l'évolution du logiciel puisque le développement et la maintenance de celui-ci reposent sur une communauté de nombreux acteurs économiquement indépendants.

Une indépendance également par rapport au système d'exploitation utilisé. OpenOffice fonctionne aussi bien avec Windows qu'avec Linux ou sur Macintosh. Microsoft Office, lui, n'est pas disponible pour l'environnement Linux et rien ne laisse présager qu'il le sera un jour.

Enfin, une indépendance par rapport aux formats de fichiers utilisés. Les documents créés avec OpenOffice ont un format qui repose sur le standard XML. Cela les rend totalement indépendants de l'évolution des technologies (voir plus bas).

Une indépendance par rapport à la gestion de votre parc informatique. Etant donné qu'OpenOffice est un logiciel libre, vous pouvez l'installer sur autant d'ordinateurs que vous le souhaitez. La tâche de gestion des licences disparaît. Cela représente un gain de temps et un tracas en moins.

Pour assurer la pérennité de vos documents

Les documents qui ont été créés avec les premiers logiciels bureautiques sont pour la plupart inexploitables par la version actuelle de ces logiciels! Autant dire que ces documents sont perdus.

Pour éviter d'en arriver là et pour avoir la garantie de pouvoir encore ouvrir et lire dans 20 ans les documents créés aujourd'hui, il est capital pour les administrations publiques d'utiliser des formats de documents normalisés et documentés.

Jusqu'ici, avec le quasi monopole de Microsoft Office, cette exigence était un vœu pieux. En effet, le format .doc (comme les autres formats de la suite Office) sont la seule propriété de Microsoft et leurs spécifications ne sont pas documentées ni publiées.  Il est vrai qu'ils sont très largement utilisés aujourd'hui. Mais dans 20 ans, qu'en sera-t-il?

Le format de fichier OpenOffice, basé sur le standard XML, garantit la pérennité des données. Ses spécifications sont documentées, ouvertes et totalement libres. Le format a été normalisé auprès de l'organisme international Oasis sous le nom d'OpenOffice Document.

Pour des documents ouverts au dialogue

L'informatique évolue de plus en plus vers des systèmes qui dialoguent entre eux. Cette faculté au dialogue, indispensable pour que des informations puissent être échangées, est appelée interopérabilité. L'interopérabilité est la base de tous les projets d'e-gouvernement.

Sous cet aspect également, OpenOffice est un logiciel ouvert sur demain. L'intégration complète du XML dans OpenOffice représente un grand pas en avant vers l'interopérabilité.  Un logiciel professionnel aussi bien qu'une application développée au sein de la commune peut intégrer sans aucune restriction les documents d'OpenOffice et en récupérer les informations ou les modifier. OpenOffice lui-même reconnaît le XML et est capable d'éditer n'importe quel document XML à partir du moment où on lui fournit le schéma associé (la structure).

Il faut donc s'attendre à ce qu'OpenOffice  soit de plus en plus intégré dans des chaînes de traitement d'informations. Il est également fort probable que les logiciels métier intègrent progressivement le format Open Document.

Pour des économies bienvenues

OpenOffice est gratuit. Le facteur "coût" n'intervient donc plus dans le choix de l'installation sur les postes des agents. Seul reste le facteur "efficacité".

L'économie par rapport à Microsoft Office se trouve dans le prix des licences liées aux nombres de postes. En fonction de la taille de votre administration, cela peut aller d'un petit millier d'euros à plusieurs dizaines de milliers... (voir les témoignages ci-contre).

D'autres facteurs, plus marginaux, interviennent également dans la réduction des coûts. Etant donné qu'à l'heure actuelle il n'y a pas de virus connu affectant OpenOffice, le temps et l'argent consacrés à l'éradication de ceux-ci sont épargnés. Epargné également le temps passé à gérer les licences. Enfin, la taille des fichiers OpenOffice étant plus petite que celle des fichiers Microsoft Office, les besoins de stockage, de sauvegarde et de transfert sur le réseau ou par mail sont inférieurs.

Pour un accès plus libre du citoyen à l'information

Les services des administrations communales évoluent de plus en plus vers la mise à disposition de documents en ligne pour le citoyen et vers l'échange électronique de ceux-ci.

Dans ce contexte, un service public peut-il imposer au citoyen l'usage d'un logiciel commercial, aussi répandu soit-il, pour compléter des documents envoyés par sa commune?  Heureusement, la question ne se pose pas de manière aussi directe car le citoyen peut ouvrir avec OpenOffice des documents au format .doc par exemple.

Il n'empêche, une administration qui a le souci d'utiliser des formats ouverts pour l'échange de documents fera preuve d'efficacité et donnera une image moderne au citoyen.

Pour faire un premier pas vers les logiciels libres

La migration progressive vers les logiciels libres est un grand défi pour les administrations de demain. La Commission européenne préconise depuis plusieurs années et avec force cette évolution. Les autorités fédérales et régionales également. De nombreux colloques et séminaires sur la question débouchent sur la conclusion que les administrations ont tout intérêt à passer aux logiciels libres.

OpenOffice offre aux communes une occasion de faire un premier pas (ou d'aller plus loin encore) dans cette direction. Etant donné la qualité du produit, ce premier se fera sans peine.

Citons rapidement quelques-uns des avantages des logiciels libres:
- les logiciels libres sont développés de manière collaborative. Cela veut dire que les développements personnels sont mutualisés pour répondre aux besoins de la communauté;
- les logiciels libres évoluent au gré des besoins des utilisateurs et non en fonction de besoins marketing;
- les développements suivent des processus qualités rigoureux et décentralisés.

Le passage à OpenOffice

Du point de vue de l'utilisateur

Dans OpenOffice, tout est organisé pour mettre l'utilisateur en confiance.  Celui qui se trouve pour la première fois face à OpenOffice n'a pas l'impression d'être dans un environnement inconnu (voir le témoignage ci-contre). Les interfaces (écrans) d'OpenOffice sont quasi identiques à celles de Microsoft Office. Les fonctions accessibles par les menus sont aussi fort semblables et portent presque toujours  le même nom. Bref, le passage d'un logiciel à l'autre n'impose pas à l'utilisateur de remettre en cause ses habitudes de travail.

Même si cela peut s'avérer utile pour rassurer les agents et leur permettre de s'approprier le nouvel outil, le passage vers Open Office ne rend pas indispensable l'organisation de formations pour les utilisateurs.

Les utilisateurs qui se posent des questions profiteront de l'aide très complète qui est intégrée au logiciel. Par ailleurs, il existe de nombreux supports qui expliquent en détail l'utilisation des différents outils. Des sites internet mais également des livres publiés par divers éditeurs (voir encadré).  

Des fonctionnalités équivalentes

OpenOffice inclut la plupart des fonctionnalités présentes dans Microsoft Office.  Si l'on considère que la majorité des utilisateurs n'utilise que les fonctionnalités de base proposées par les suites bureautiques, on peut affirmer que dans la toute grande majorité des cas les fonctionnalités proposées sont suffisantes.

Il faut toutefois apporter un bémol pour les documents comprenant des macros élaborées ou des fonctions écrites en Visual Basic qui, eux, nécessiteront une adaptation pour fonctionner avec OpenOffice. 

Les outils présents dans OpenOffice

OpenOffice 2 est composé des logiciels suivants:
- un traitement de texte (Writer), équivalent à Word,
- un tableur (Calc), équivalent à Excel,
- un logiciel de présentation (Impress), équivalent à Powerpoint,
- un logiciel de dessin vectoriel et de PAO (Draw),
- un éditeur de pages web (intégré à Writer),
- un module de création et de gestion des bases de données (Base),
- un éditeur d'équations mathématiques (Math).

Le seul élément manquant par rapport à Microsoft Office est un équivalent d'Outlook, le programme de messagerie. Ceux qui ne sauraient pas s'en passer peuvent utiliser Outlook comme logiciel seul à côté d'OpenOffice, sans acheter la suite Microsoft Office complète. Les autres choisiront parmi les nombreux autres logiciels de messagerie présents sur le marché, dont le très connu et gratuit Mozilla Thunderbird. Jusqu'à ce qu'une prochaine version d'OpenOffice intègre un outil de messagerie?

De nombreuses administrations ont déjà fait le pas

De nombreuses administrations, ministères, villes, communes ont déjà décidé d'abandonner Microsoft Office au profit d'OpenOffice, non pas par philosophie mais après avoir fait des analyses comparatives approfondies.

Il y a les cas célèbres: la gendarmerie nationale de France (70.000 postes, 2 millions d'euros d'économie par an), le Trésor public de France (80.000 postes, migration qui aurait coûté 29 millions d'euros avec Microsoft Office, 200.000 avec OpenOffice formations comprises), la Ville de Vienne (8.000 postes), la Ville de Munich (14.000 postes), la Ville de Paris (15.000 postes), ...

Toutes ces grandes administrations ont fait le choix d'OpenOffice malgré des rabais que Microsoft leur proposait sur ses licences, rabais atteignant jusqu'à 70 %!

Et puis il y a la multitude de cas moins célèbres, dont quelques villes et communes wallonnes qui ont décidé de travailler avec OpenOffice.

Deux mots de conclusion

OpenOffice est un logiciel moderne. Il répond aux préoccupations actuelles des administrations: transparence, indépendance, efficacité, pérennité.

A ce titre, la question du passage à OpenOffice mérite une réflexion au sein de chaque commune.

 

Quelques références sur OpenOffice

Sur internet

  • fr.openoffice.org: c'est le site officiel de la suite OpenOffice. Vous pourrez y télécharger la dernière version du programme. Le site propose également la documentation officielle d'OpenOffice en français.
  • Toute une série de tutoriels pour OpenOffice sont disponibles sur internet. Un exemple intéressant: http://www.framasoft.net/rubrique263.html. Le plus simple est de taper "tutoriel OpenOffice" dans votre outil de recherche préféré.

Livres

Chez Eyrolles (www.eyrolles.fr)

  • OpenOffice.org 2 Writer, présentant le traitement de texte;
  • OpenOffice.org 2 Calc, présentant le tableur;
  • Programmation OpenOffice.org 2, qui offre au lecteur une présentation claire et complète du langage de script OOoBasic et de l'interface de programmation d'application;
  • Mémento Writer - OpenOffice.org 2, aide-mémoire;
  • Mémento Calc - OpenOffice.org 2, aide-mémoire.

Chez O'Reilly (www.oreilly.fr)

  • Passez à OpenOffice!, guide idéal pour passer à OpenOffice sans difficulté.

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  1. [Remonter] Le produit WordPerfect n'a pas réellement disparu. Il a été racheté par la société Corel qui l'a intégré dans sa suite WordPerfect Office.

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Ce document, imprimé le 15-10-2019, provient du site de l'Union des Villes et Communes de Wallonie (www.uvcw.be).
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