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OpenOffice: un choix judicieux pour les communes

Le passage à OpenOffice vu par La Louvière et Fléron

Janvier 2006
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Nous avons voulu savoir ce qui a poussé une grosse ville comme La Louvière (76.000 habitants) et une commune de taille moyenne comme Fléron (15.000 habitants) à passer à OpenOffice et comment la transition s'est déroulée.

M.C.: Pourquoi êtes-vous passé à OpenOffice?

Claude Gevenois (La Louvière): La Ville de La Louvière ayant donné une orientation open source à son schéma directeur informatique, il était logique de passer à OpenOffice. Les trois principaux avantages que nous avons vus dans ce logiciel sont le gain budgétaire appréciable grâce à l'élimination des coûts de licence, la qualité du logiciel lui-même et la facilité d'adaptation des utilisateurs.

Nous avons également vu dans OpenOffice une réponse à notre souhait de travailler avec des standards informatiques ouverts. Notons également que le Ciger utilise OpenOffice pour ses nouvelles applications, ce qui est significatif!

Jean Dumont (Fléron): La première raison de notre passage à OpenOffice est purement technique: comment puis-je garantir que, dans 10 ou 15 ans, des documents générés par un système propriétaire soient encore exploitables alors que déjà aujourd’hui des documents générés par ce même système sont d'ores et déjà illisibles?

Deuxièmement, devons-nous, en tant que service public, imposer à nos citoyens de disposer d’un logiciel extrêmement coûteux pour consulter des documents officiels?

Troisièmement, le Conseil communal de Fléron a pris la décision que, chaque fois que c'est possible, des logiciels libres doivent être utilisés.

La quatrième raison est d'ordre financier. OpenOffice nous permet d’éviter les coûts de licences initiaux, et surtout les coûts induits et cachés liés au cycle continuel des mises à jour.

Enfin, notre passage à OpenOffice s'explique par la volonté de Microsoft de breveter toute une série de technologies (notamment celles relatives aux schémas XML) et notre absence de confiance dans la bonne volonté de cette société.

Quelle économie le passage à OpenOffice a-t-il représenté pour votre administration?

Claude Gevenois: Sur base d'une étude faite par une société externe, l'économie est de 300 licences Microsoft Office 2003 Professionnel, ce qui représente un montant de 208.761 euros TVAC!

Jean Dumont: Difficile à chiffrer exactement. L'économie initiale est d'environ 70 licences d’Office 2000 Professionnel augmentée de la mise à jour vers Office XP, soit à tout le moins plusieurs centaines de milliers de francs belges.

Comment a été vécu le changement par les utilisateurs? Des formations ont-elles été nécessaires?

Claude Gevenois: Comme dans tous les changements, nous avons évidemment eu de la résistance de la part de certains utilisateurs. Dans la décision de faire la migration vers la nouvelle suite bureautique, nous avons sans doute un peu sous-estimé la partie communication vers les utilisateurs.

Les utilisateurs les moins aguerris en informatique ont eu plus de difficulté à accepter le passage à OpenOffice. Par contre, les utilisateurs plus expérimentés ont adopté le nouvel outil très rapidement et sans réel problème.

Aucune formation n'a été dispensée. Avec le recul, nous estimons qu'un effort de formation aurait été nécessaire afin de faire accepter le changement plus rapidement et de démystifier OpenOffice par rapport à l'ancienne suite bureautique de Microsoft.

Jean Dumont: A Fléron, le changement s'est bien passé dans la majorité des cas. Tous les utilisateurs ont reçu une formation. Les seules plaintes viennent du fait que les utilisateurs qui possèdent un PC à domicile ont Microsoft Office dessus (la plupart du temps une version pirate), ce qui les oblige à passer d’un logiciel à l’autre.

Ce changement a-t-il amené certains problèmes? Comment gérez-vous les formats de fichiers lors de l'échange de documents?

Claude Gevenois: Les seuls problèmes que nous rencontrons concernent une très faible catégorie d'utilisateurs qui réclament toujours la suite Microsoft Office pour des documents qu'ils reçoivent de l'extérieur ou qu'ils vont chercher sur divers sites web officiels.

Les problèmes de compatibilité sont rares: OpenOffice peut facilement lire (ou convertir) les documents créés avec Microsoft Office, et vice-versa. Comme tout le monde utilise OpenOffice à l'Administration de La Louvière, nous avons peu de problèmes de formats de fichiers.

Certaines feuilles de calcul ont dû être revues lorsqu'elles utilisaient des fonctions propres à Microsoft Office. Il y a eu également du travail de reformatage de certains documents et feuilles de calcul, mais cela n'a pas représenté un travail énorme.

Jean Dumont: Nous n'avons pas rencontré de problèmes particuliers. Nous échangeons les fichiers vers l’extérieur en format PDF ou encore on les exporte en .doc avec OpenOffice.

Et si c'était à refaire?

Claude Gevenois: On le referait, évidemment! Le bénéfice sur le budget compense largement les petits ennuis provoqués par le passage à OpenOffice, ennuis qui se retrouvent dans tout changement. Le passage de la machine à écrire à Word a aussi généré des problèmes!

Cependant, dans toute la gestion du projet de migration vers OpenOffice, nous inclurions une plus grande composante de gestion du changement, avec une stratégie de communication plus développée vers les utilisateurs et un plan de formations.

Jean Dumont: Nous aussi, on le referait sans hésitation!


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