Tenue de registre du personnel

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Quelles sont les obligations incombant aux pouvoirs locaux en matière de tenue de registre du personnel?

Tenue de documents sociaux

L'arrêté royal du 23 octobre 1978 [1] prévoit les documents sociaux qui doivent être tenus par les employeurs (en ce compris les pouvoirs locaux). Parmi ceux-ci figurent les registres général et spécial du personnel (A.R. 23.10.1978, art. 4, par. 1er, 1°).

Le non-respect de cette obligation est pénalement sanctionné, en vertu de l'article 11, par. 3, de l'arrêté précité qui dispose que "sans préjudice des articles 269 à 274 du Code pénal, sont punis d'un emprisonnement de huit jours à un an et d'une amende de 1.000 à 5.000 euros [2], ou d'une de ces peines seulement l'employeur, ses préposés ou mandataires, ainsi que les personnes déterminées par le Roi en exécution de l'article 4, par. 2:
  a) qui n'établissent pas les documents prescrits par l'article 4, par. 1er, 1 et par. 2, de cet arrêté et de ses arrêtés d'exécution;
  b) qui n'établissent pas ou ne complètent pas ces documents aux époques prescrites;
  c) qui ne gardent pas ou ne conservent pas ces documents au lieu indiqué;
  d) qui ne les conservent pas pendant la durée prescrite;
  e) qui ont omis de délivrer ces documents aux travailleurs dans les délais imposés;
  f) qui n'ont pas mentionné un travailleur dans ces documents ou ont établi ces documents d'une manière incomplète ou inexacte;
  g) qui n'ont pas pris les mesures nécessaires afin que ces documents soient tenus en tout temps à la disposition des fonctionnaires et agents chargés de la surveillance;
  h) qui ne se sont pas conformés aux autres modalités d'exécution, relatives à ces documents, prescrites par le Roi en vertu de l'article 5.
  Dans les cas visés aux a), b), e) et f) de ce paragraphe, l'amende est multipliée par le nombre de travailleurs pour lesquels ces dispositions ont été violées sans que cette amende puisse excéder 250.000 euros [3]".

Du registre général du personnel

Comme le commente le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale [4], le registre du personnel ne doit plus être tenu par les employeurs tombant dans le champ d'application de la DIMONA, ce qui est le cas des pouvoirs locaux. Ceux-ci doivent désormais transmettre électroniquement les informations relatives à l'entrée et à la sortie de leur personnel.

L'employeur local doit toutefois continuer à tenir un registre du personnel (dénommé désormais registre général du personnel) pour les travailleurs qui ne sont pas visés par la DIMONA [5], et maintenir l'ancien registre du personnel pendant cinq ans à dater de l'inscription de la dernière mention obligatoire [6].

Du registre spécial du personnel

Quand un employeur occupe des travailleurs sur différents sites, un registre spécial du personnel doit être tenu en chaque endroit d'occupation afin de permettre aux services d'inspection sociale de vérifier en tout temps que la déclaration d'emploi a bien été réalisée pour les travailleurs occupés sur les lieux concernés.

Dès lors que ce registre spécial peut revêtir une forme informatique, on peut très bien imaginer qu'il soit tenu au départ du service du personnel de l'autorité locale, pour autant que ce registre soit accessible depuis chaque site décentralisé de celle-ci.

S'il revêt la forme d'un dossier papier, il est conseillé d'en tenir un exemplaire en chaque site décentralisé, sous peine d'encourir les sanctions visées sous notre point 1.

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1. [Remonter] A.R. n°5 23.10.1978 rel. à la tenue de documents sociaux, M.B. 2.12.1978.
2. [Remonter] À multiplier par 5,5 pour obtenir les montants actualisés.
3. [Remonter] À multiplier par 5,5 pour obtenir le montant actualisé.
4. [Remonter] http://meta.fgov.be/pa/fraff.htm?../pk/pkf/pkfe/frkfe00.htm&1 .
5. [Remonter] Les catégories de travailleurs exclus de la DIMONA sont visées par l'art. 3 de l'A.R. 5.11.2002 instaurant une déclaration immédiate de l'emploi, en application de l'art. 38 de la L. 26.7.1996 portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions, M.B. 20.11.2002.
6. [Remonter] Pour être complet, rappelons que le registre général du personnel doit également être tenu par les employeurs qui n'entrent pas dans le champ d'application de la réglementation DIMONA.