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1. Le contexte

La refonte du décret tutelle en 2007 a fait naître de nouveaux besoins et a dégagé de nouvelles perspectives par rapport à l'exercice traditionnel de la tutelle. L'augmentation du volume de documents à traiter, d'une part, et la possibilité offerte aux villes et communes de transmettre les actes soumis à la tutelle par voie électronique, d'autre part, sont à la base du projet etutelle.

Bientôt à maturité, le système etutelle contribuera à simplifier les démarches administratives des pouvoirs locaux et de la DGO 5 en consacrant l'informatisation et la dématérialisation complète de l'exercice de la tutelle de la Région sur les pouvoirs locaux. Ainsi, etutelle leur permettra de soumettre leurs délibérations à la tutelle de manière électronique, et de suivre à tout moment l'état d'avancement de leur dossier. Le système a par ailleurs été pensé pour préserver l'autonomie organisationnelle des villes et des communes et pour tenir compte de la répartition des tâches entre plusieurs agents sous la supervision du secrétaire communal.

Grâce à la dématérialisation des documents et à la traçabilité des processus de traitement, le système etutelle génère plusieurs avantages pour les communes:

• importantes économies de papier et de frais de port;
• réduction de la charge administrative;
• éviter des encodages parfois redondants;
• éviter les allers et retours de dossiers incomplets,
• possibilité de visualiser la liste de tous les dossiers soumis à la tutelle.

2. Le système etutelle

Fonctionnant sur internet, le système etutelle sera très prochainement accessible de partout sans nécessiter aucune installation ni matériel spécifique au niveau des communes. Il repose sur plusieurs applications complémentaires entre elles qui, une fois authentifiées, seront accessibles sur un espace sécurisé – le "bureau applicatif" - du portail des pouvoirs locaux:

• EGuichet: guichet électronique permettant le dépôt des actes soumis à tutelle;
• Sécurité applicative, permettant au gestionnaire de la sécurité ou administrateur local de créer de nouveaux utilisateurs pour les applications du bureau applicatif et de leur octroyer certains droits pour ces applications;
• Ma fiche Pouvoir local, permettant au secrétaire communal (ou toute personne à qui il/elle délègue ce droit) d'encoder et de modifier les données signalétiques de sa commune et les compositions des conseil et collège;
• Mon profil, permettant aux utilisateurs de mettre à jour et de modifier leurs données personnelles.

Au niveau des applications, le système etutelle est pensé pour fonctionner selon une logique de différenciation des rôles des utilisateurs qui permettra à la fois la division du travail entre plusieurs utilisateurs et la préservation des prérogatives du secrétaire communal, notamment au niveau de la supervision et du contrôle du travail effectué par d'autres utilisateurs à l'aide du système etutelle.

Par exemple, cela permettra à n'importe quelle personne ayant des droits "d'édition des formulaires" de préparer le dossier à soumettre à la tutelle, sans pour autant pouvoir l'envoyer. La transmission du dossier proprement dite ne pourra être effectuée que par une personne ayant le droit de "soumission des formulaires". Cette distinction des droits permet donc au secrétaire communal de conserver son droit de regard sur les dossiers et de s'assurer qu'ils sont corrects ou complets. Toute la souplesse est laissée à la commune pour distribuer les droits aux personnes de son choix via le module "Sécurité applicative".

3. L'expérience-pilote

Afin de développer des applications qui s'accordent le plus possible avec les diverses réalités communales, le projet etutelle fonctionne actuellement auprès de quelques communes-pilotes. Les enseignements tirés des séances-pilotes nous conduiront à retravailler certains aspects des applications pour présenter un produit plus abouti.

4. Le passage en production

La logique sous-tendant le système etutelle est de préserver l'autonomie communale, en déléguant la gestion de la sécurité directement aux instances communales. Ainsi, l'administrateur local (ou gestionnaire local de sécurité) sera le seul à pouvoir créer des utilisateurs et leur assigner des droits dans le système etutelle. Cependant, un autre utilisateur pourra superviser (et donc autoriser ou refuser) la création d'utilisateurs et l'assignation des droits. Ce rôle de contrôle est normalement dévolu au secrétaire communal, mais la possibilité est laissée ouverte de l'attribuer à une autre personne.

Lors du déploiement du système etutelle en production, la DGO 5 communiquera un nom d'utilisateur et un mot de passe à chaque administrateur local. Il leur appartiendra ensuite de créer les utilisateurs du système etutelle dans leur commune et d'activer la fonctionnalité permettant la supervision du secrétaire communal.

Le passage en production est prévu avant la fin de l'année 2009.

5. Le support et les formations

Afin d'aider au mieux les utilisateurs d'etutelle, la DGO 5 a prévu, d'une part, la mise en place d'un helpdeskqui sera accessible par mail ou par téléphone pendant les heures de bureau, et, d'autre part, des tutoriaux vidéos de formation sur le portail des pouvoirs locaux.