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Centrale d’achat RGPD

Centrale d’achat RGPD

Date limitre dépassée



Le 31/1/18

Renseignements:
Marie-Laure Van Rillaer
Tél: 081/24.06.73

Présentation

Le 27 avril 2016, a été signé le nouveau règlement européen relatif à la protection des données à caractère personnel[1] (ci-après RGPD) destiné à remplacer la directive 95/46/CE[2]. La matière de la protection des données à caractère personnel, qui constitue un pan de la protection de la vie privée, est aussi dense que complexe. Les domaines touchés par les données à caractère personnel dans les pouvoirs locaux sont vastes : données à caractère fiscal, données issues du registre national ou de la banque-carrefour de la sécurité sociale, données issues du développement économique local ou encore les données relatives au personnel employé par le pouvoir local quel qu’il soit.

Précédemment, les pouvoirs locaux avaient déjà implémenté la directive 95/46/CE transposée principalement au sein de la loi du 8 décembre 1992[3]. Ce nouveau règlement amène de nombreuses nouveautés, qui s’intègrent logiquement dans la continuité de la réglementation protégeant les données à caractère personnel tout en évoluant sur des points précis. Il sera d’application dès le 25 mai 2018.

Dès lors, il est nécessaire que les entités publiques, en ce compris les pouvoirs locaux, entreprennent les démarches pour se mettre en conformité avec la réglementation telle que prochainement modifiée. L’on sait déjà que l’intégration de ces nouveautés nécessitera du temps et une certaine réorganisation et que l’échéance du 25 mai 2018 est rapprochée vu l’ampleur de la tâche mais il est essentiel d’initier les démarches.

Aussi, notre association est à la disposition de ses membres pour les aider :

-          nos membres peuvent faire appel à l’assistance-conseil habituelle de notre association et contacter nos conseillers selon leur(s) spécialisation(s)[4] ;

-          des ateliers de sensibilisation/formation au RGPD sont actuellement en cours de programmation et devraient être disponibles pour le premier semestre 2018 ;

-          des documents de marché-types devraient être mis à disposition au printemps 2018 afin de faciliter la passation de marchés publics nécessaires à la mise en conformité ;

-          des documents-types relatifs à la gestion de données à caractère personnel (ex. clauses à insérer dans les marchés publics ou dans le règlement de travail) vont également être préparés et devraient être disponibles au printemps 2018; nous invitons nos membres à nous communiquer leurs idées de clauses-types et leurs exemples de documents[5] ;

-          une note relative à la mutualisation du délégué à la protection des données (DPO) devrait également être disponible prochainement.

De manière générale, notre association souhaite favoriser l’échange et la communication à propos des pratiques et des difficultés liées au RGPD. N’hésitez pas à lui en faire part !

1. Un projet pilote sous la forme de centrale d’achat

Outre ces aides, notre association propose de s’ériger en centrale d’achat sous la forme d’un projet pilote pour l’accompagnement à la mise en conformité au RGPD d’un nombre limité de membres. Une description plus détaillée des missions envisagées est disponible en annexe 1. Ce projet ne couvrira pas l’entièreté des missions à mener dans le cadre de la mise en conformité au RGPD compte tenu de la diversité des domaines touchés et de l’importance de ces missions mais constitue une étape essentielle.

L’UVCW, en tant que pouvoir adjudicateur, se chargera de la passation et de l’attribution de l’accord-cadre au profit des membres sélectionnés ayant adhéré à la centrale.  Il leur sera alors loisible de commander les prestations directement auprès du prestataire désigné.

L’objectif de ce mécanisme est de dispenser ces membres de passer eux-mêmes un marché public[6] et de leur permettre de bénéficier d’un gain de temps en termes de travail administratif. Passer par la centrale de marchés devrait également leur permettre de bénéficier d’économies du fait des commandes communes.

Ce projet permettra aux adhérents qui commandent les services à l’adjudicataire grâce à la centrale :

-      de commander un accompagnement pour la mise en conformité au RGPD, selon les missions déterminées ultérieurement avec un groupe de travail (cf. infra) ;

-      de commander des modèles de documents-types relatifs à la gestion de données à caractère personnel qui seraient spécifiques à chaque membre (outre les documents-types qui seront mis à disposition de tous les membres par notre association).

Il est d’ores et déjà précisé que ce projet mené par l’UVCW ne permettra pas aux membres sélectionnés adhérents à la centrale de se conformer au règlement pour mai 2018. Cependant, il importe que les pouvoirs locaux wallons puissent déjà entamer les démarches. Par ailleurs, nous encourageons les membres qui ne participeraient pas au projet à prendre rapidement les dispositions leur permettant de se conformer à la réglementation européenne.

L’UVCW entend tout mettre en œuvre pour faciliter et accélérer la passation et l’attribution de l’accord-cadre en question et l’exécution des marchés publics en découlant mais n’est engagée par aucune obligation de résultat quant aux délais au résultat de l’accord-cadre ou à l’exécution du prestataire désigné.

2. Sélection des membres intéressés à rejoindre la centrale d’achat et participation financière

Les membres qui souhaitent adhérer à la centrale de marché organisée par l’UVCW devront manifester leur intérêt pour le 31 janvier 2018 minuit au plus tard, en complétant le présent formulaire d’inscription.

La manifestation d’intérêt devra faire l’objet d’une décision par l’organe compétent[7]. Un modèle de délibération est fourni en annexe 2. La délibération sera à envoyer par mail à Madame Van Dessel, à l’adresse suivante : chantal.vandessel@uvcw.be pour le 31 janvier 2018 minuit au plus tard.

Sur le plan de la sélection, parmi les membres qui auront manifesté leur intérêt pour le projet pilote, 26 seront sélectionnés en veillant à assurer un équilibre tenant compte des critères suivants : géographie, taille (nombre d’habitants), catégorie de membres, caractère urbain ou rural, majorité politique.  

Une participation financière visant à couvrir les frais administratifs internes relatifs aux activités d’achat centralisées est demandée au bénéficiaire.

Par sa manifestation d’intérêt et par sa sélection, le membre ne s’engage pas à adhérer à la centrale ni à commander des prestations auprès du prestataire qui sera désigné par notre association. Aucune exclusivité n’est non plus prévue. 

3. Mise en place d’un groupe de travail

Les membres sélectionnés seront invités à participer dès février 2018 à un groupe de travail dont les missions seront les suivantes :
1) identifier les besoins de chaque catégorie de membres et rédiger les clauses techniques de l’accord-cadre ;
2) mettre en place une méthode de calcul pour estimer le montant total de l’ensemble des marchés potentiels.
La participation au groupe de travail ne constitue nullement une obligation pour les membres sélectionnés. Cependant, afin de rédiger au mieux les clauses techniques permettant d’identifier au mieux les besoins des membres, l’UVCW compte sur la participation active desdits membres ».


[1] Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27.4.2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, J.O.U.E., 4.5.2016.

[2] Directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24.10.1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, J.O.U.E., 23.11.1995.

[3] Loi du 8.12.1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, M.B., 18.3.1993

[4] Chaque conseiller gère les aspects relatifs à la protection de la vie privée dans ses matières ; toutefois, certains conseillers sont plus spécialisés : Marie-Laure Van Rillaer pour les aspects généraux « vie privée », Isabelle Dugailliez pour les relations de travail, Judith Duchêne pour la connexion des CPAS à la BCSS, John Robert pour l’état civil et la population et Ambre Vassart pour le stationnement.

[5] Par mail à marie-laure.vanrillaer@uvcw.be.

[6] Art. 47 de la loi du 17.6.2016 relative aux marchés publics.

[7] Pour les communes : le conseil communal (L1122-30 du CDLD) ; pour les CPAS : le conseil de l’action sociale (art. 24 de la loi organique des CPAS du 8.7.1976) ; pour les zones de police : le conseil de police (art. 9, al.2 et 11 de la loi du 7.12.1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux ; pour les zones de secours : le conseil zonal (art. 26 de la loi du 15.5.2007 relative à la sécurité civile) ; pour les SLSP : en principe le conseil d’administration sauf délégation ; pour les intercommunale : le conseil d’administration sauf délégation .

 
Ce document, imprimé le 20-04-2018, provient du site de l'Union des Villes et Communes de Wallonie (www.uvcw.be).
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