Redevance pour la délivrance d’une copie de documents?

La commune peut-elle réclamer le paiement d’une redevance pour la délivrance d’une copie de documents dans le cadre de l’accès à l’information en matière d’environnement ?

L’article D 13 du Code de l’environnement règle expressément la question en stipulant que si la consultation sur place des informations demandées doit être gratuite, un prix peut par contre être réclamé pour la délivrance de l’information sous forme de copie. Cet article précise que ce prix ne peut dépasser le coût du support de l’information et de sa communication et doit être communiqué au demandeur au moment de sa demande.

Cet article est une transposition de l’article 5, § 2, de la directive 2003/4/CE du Parlement européen et du Conseil du 18 janvier 2003 concernant l’accès du public à l’information en matière d’environnement, en vertu duquel « les autorités publiques peuvent subordonner la mise à disposition des informations environnementales au paiement d’une redevance, pourvu que son montant n’excède pas un montant raisonnable ».

Sur cette base, les communes sont donc habilitées à prévoir dans un règlement communal que la délivrance de copies d’informations environnementales ( ex : permis d’urbanisme, d’environnement, ...) est soumise au paiement d’une redevance, à l’instar de la délivrance de copies d’autres informations. Toute la question est de savoir comment établir le calcul de cette redevance.

Selon la Commission de recours pour le droit d’accès à l’information en matière d’environnement le coût dont il faut tenir compte pour l’établissement de la redevance comprend le prix de revient de la copie, à savoir le coût du papier, l'amortissement et l'entretien de la machine et, le cas échéant, les frais d'envoi, mais ne comprend ni les frais de personnel, ni les frais de recherche des documents, ces frais étant inhérents au fonctionnement du service public[1]. Toujours selon la commission[2], il est pertinent de prendre comme point de référence les montants fixés pour  la rétribution qui peut être réclamée en vertu de l'article 3, 1° à 5°, de l'arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 pris en exécution du décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’administration, à savoir, pour le prix de la photocopie :

- sur du papier blanc et impression noire format A4: 0,15 € par page;

- sur du papier blanc et impression noire format A3: 0,17 € par page;

- sur du papier blanc et impression en couleur format A4: 0,62 € par page;

- sur du papier blanc et impression en couleur format A3: 1,04 € par page;

- sur d’un plan sur papier blanc et impression noire de 90 cm sur 1 m: 0.92 € par plan.

En ce qui concerne les frais d'envoi, il y a lieu de se conformer aux tarifs postaux en vigueur.

Cette position de la commission de recours sur le mode de calcul de la redevance n’est toutefois pas exactement celle de la Cour de Justice de l’Union européenne qui, dans un arrêt  du 6 octobre 2015, a estimé que « les coûts relatifs à la « mise à disposition » d’informations environnementales, qui sont exigibles sur le fondement de l’article 5, paragraphe 2, de la directive 2003/4, englobent non seulement les frais postaux et de photocopie, mais également les coûts imputables au temps passé par le personnel de l’autorité publique concernée pour répondre à une demande d’informations individuelle, ce qui comprend, notamment, le temps pour chercher les informations en question et pour les mettre dans le format demandé » . Par contre, selon le même arrêt, « les frais engendrés par la tenue d’une base de données qui est utilisée par l’autorité publique afin de répondre aux demandes d’informations environnementales ne peuvent pas être pris en considération lors du calcul d’une redevance pour la « mise à disposition » d’informations environnementales ».

Est-ce à dire qu’une commune pourrait prévoir dans son règlement des montants plus élevés que ceux préconisés par la commission de recours en y incluant également les frais de personnel ? La prudence s’impose ici dans la mesure où il convient de garder à l’esprit que le montant de la redevance ne peut excéder un montant raisonnable. En d’autres termes, selon la Cour de Justice de l’Union européenne, la redevance ne doit pas avoir un effet dissuasif ou limiter le droit d’accès à l’information. Or, la répercussion des frais de personnel dans le montant de la redevance perçue pour la délivrance de documents en matière d’environnement risquerait d’augmenter sensiblement le montant de cette redevance, au-delà de la limite du raisonnable. En résumé, si un dépassement des montants préconisés par la commission de recours est envisagé, il devra être limité et justifié.

En tout état de cause, l’établissement d’une redevance forfaitaire est déconseillé puisqu’une telle façon de procéder ne garantit pas que le montant de la redevance n’excède pas le coût du support de l’information et de sa communication.

On gardera également à l’esprit que si la quantité des informations dont il est demandé copie est à ce point importante qu’elle risque d’engendrer un blocage dans le service concerné et de donner lieu à une redevance déraisonnable, la commune a toujours la possibilité, en vertu de l’article D 16 du Code de l’environnement, de mettre l’information à disposition sous une autre forme que celle demandée, par exemple, sous format électronique ou via une consultation sur place.

Enfin, on signalera que la commission de recours pour le droit d’accès à l’information en matière d’environnement, se fondant sur l’article 4, § 8 de la Convention d’Aarhus, a estimé que la commune peut imposer dans certains cas le paiement de la redevance préalablement à la délivrance des documents pour autant que ces cas soient clairement identifiés dans le règlement communal[3].

[1] CRAIE, 24 avril 2014, Halkin c. ville de Visé, recours n° 656.

[2] CRAIE, 12 décembre 2013, Gohy et Godefroid c. commune d’Aywaille, recours n° 640.

[3] CRAIE, 10 mai 2016, Staderoli c. commune de Soumagne, recours n° 778.