Conseils aux candidats

Vis-à-vis des nombreuses propositions de projets qui lui parviennent, la Commission européenne formule à l'encontre des candidats un certain nombre d'exigences, à la fois de forme et de fond. Il appartient alors aux communes intéressées de respecter les premières, sous peine de ne pas voir leur dossier pris en compte dans le processus de sélection, et les secondes, afin de maximiser leurs chances de succès.

Sous des abords parfois contraignants, ces critères ne sont pourtant en général que le reflet d'une volonté des instances européennes de promouvoir une gestion rigoureuse dans le chef des bénéficiaires. Voyons maintenant quels sont les atouts d'un bon dossier, que les experts chargés de la sélection des dossiers apprécieraient sans nul doute!

Quelles exigences de forme?

Le dossier de candidature doit être présenté sur un formulaire standard prévu à cet effet. Le candidat pourra se le procurer auprès de la Direction générale concernée et, dans le cas des programmes décentralisés, auprès du point de contact national. Très souvent, il pourra aussi le télécharger sur le site Internet de cette même Direction générale. Il veillera également à ne pas utiliser d'anciennes versions du formulaire, mais bien celle d'usage pour l'année en cours.

Ce formulaire sera soigneusement complété, et signé par une personne habilitée à représenter l'organisation candidate.

Il sera envoyé à l'adresse indiquée pour la date limite fixée, qui devra être strictement respectée (le cachet de la poste ou des entreprises de messagerie faisant foi). Les envois par fax ou par courrier électronique ne sont pas acceptés. Les candidatures manuscrites sont également rejetées par un nombre croissant de Directions générales.

Le dossier sera rédigé clairement et soigneusement et sera complet. Il comprendra toutes les annexes requises, telles que par exemple le signalétique financier ou encore les lettres d'engagement des partenaires.

Quelles exigences de fond?

Condition sine qua non à son acceptation, le dossier de candidature répondra aux objectifs généraux, aux priorités en cours et aux critères d'éligibilité, tous trois clairement définis dans le texte officiel de l'appel à propositions. A noter que priorités et critères d'éligibilité peuvent faire l'objet d'une réévaluation d'un appel à l'autre, toujours dans le cadre du même programme.

Plus particulièrement, les critères d'éligibilité portent sur des éléments tels que:

• objectifs du programme;
• dimension minimale et/ou de la composition du partenariat;
• durée maximale du projet;
• limites financières du soutien communautaire;
• principe interdisant le double financement.

Le candidat ne perdra pas de vue que la dimension européenne du dossier reste primordiale pour la Commission européenne.

Les délais octroyés pour l'introduction d'un dossier sont bien souvent très courts, de l'ordre de quelques semaines, alors que la constitution d'un dossier détaillé et de qualité prend du temps. La Commission européenne exige que le dossier fasse apparaître un programme d'activités élaboré et bien structuré, de même que le calendrier prévisionnel qui y correspond. Les communes auront donc tout intérêt à ne pas attendre la publication officielle de l'appel à propositions pour prendre les contacts nécessaires et concevoir un avant-projet.

Pour les mêmes raisons, avant la diffusion de l'appel à propositions, les communes auront si possible pris les contacts nécessaires pour, soit constituer un partenariat solide, soit s'insérer dans un réseau préexistant. En effet, si la qualité du partenariat constitue un facteur de succès non négligeable dans la réalisation du projet, sa constitution n'est pas toujours chose aisée et demande dans tous les cas un minimum de temps, surtout s'il est transnational.

D'autre part, toute proposition doit comporter un budget prévisionnel, qui doit être élaboré avec rigueur et dans le respect de certaines règles établies par la Commission européenne. En vue d'harmoniser les obligations administratives et de saine gestion à observer par les bénéficiaires, celle-ci a rédigé un document qui reprend l'ensemble de ces règles, valables quel que soit le programme concerné. Le candidat aura tout intérêt à prendre connaissance de ce document, intitulé Vade-mecum des subventions, non seulement en cas d'acceptation de son projet mais idéalement, déjà, dès le montage du dossier. Il aura ainsi dès le départ une vue réaliste du cadre de travail fixé par la Commission européenne et pourra rédiger son dossier de financement en conséquence.

Voici enfin quelques-uns des critères qui, de façon générale, président à la sélection des dossiers:

• le caractère novateur du projet ou de la mesure et la possibilité d'en exploiter les résultats afin de renforcer la coopération entre les Etats membres ou pour permettre à d'autres Etats membres d'en appliquer les enseignements;
• l'incidence réelle que le projet est susceptible d'avoir eu égard aux objectifs du programme concerné;
• l'expérience, les compétences et la fiabilité de l'organisation demandeuse et de ses partenaires;
• la complémentarité du projet avec d'autres projets financés par le budget des Communautés européennes ou par des programmes nationaux;
• le rapport coût-efficacité, c'est-à-dire le rapport entre les dépenses encourues et les résultats effectifs qu'elles permettront d'atteindre.

Il nous reste maintenant à vous souhaiter bonne chance!