Prolongation des mesures énoncées dans l’arrêté royal du 9 avril relatif à la tenue des assemblées générales

Ce 28 avril, un arrêté royal prolongeant les mesures prises avec l’arrêté royal n°4 du 9 avril 2020 portant notamment des dispositions diverses en droit des sociétés et des associations dans la lutte contre la pandémie COVID-19 a été publiée au Moniteur belge.

Celui-ci prolonge jusqu’au 30 juin le régime proposé par l’arrêté royal n°4 précité.

Rappelons ici les mesures proposées en tenant compte à présent de la prolongation.

Comme nous l’indiquions dans notre précédente actualité sur le sujet (https://www.uvcw.be/actualites/2,129,1,0,8827.htm), ces mesures sont à notre estime applicables aux asbl communales et aux SLSP sans qu’une intervention quelconque du gouvernement wallon soit nécessaire.  Cette affirmation ne vaut a priori par pour les intercommunales pour lesquelles une intervention du gouvernement wallon serait nécessaire. Notons qu’au moment d’écrire ces lignes un arrêté du gouvernement wallon est en préparation.

Le régime proposé est optionnel. Les entités qui choisissent de ne pas faire usage de l’une ou de l’autre des options ainsi offertes se conforment intégralement au régime qui leur serait autrement applicable en la matière mais en respectant bien entendu les règles de sécurité qui s’imposent en cette période de pandémie. 

1.    Première possibilité : la tenue adaptée des assemblées générales (art. 6)

La possibilité est laissée aux sociétés et associations de maintenir leur assemblée générale de fin d’exercice sociale mais en se conformant à des modalités qui permettent de respecter les mesures qui ont été prises dans la lutte contre COVID-19 et dans la mesure où les participants peuvent exercer leur droit de vote et poser des questions.

Aussi, le conseil d’administration peut imposer, même en l'absence de toute autorisation statutaire, aux participants à toute assemblée générale d'exercer leurs droits exclusivement :

• en votant à distance avant l'assemblée générale par correspondance ou moyen du formulaire mis à disposition par le conseil d’administration ou par un site internet ;
• en donnant une procuration avant l’AG afin de limiter le nombre de personnes présentes.

Concernant le vote par procuration, l’arrêté royal n°4 autorise le CA à désigner la personne que les participants doivent mandater dans le respect des éventuelles règles de conflits d’intérêts prévues par le Code des sociétés et associations. Attention toutefois que concernant les SLSP, les statuts ne sont pas seulement muets sur les procurations pour l’AG mais les interdisent formellement. Nous ne pensons dès lors pas qu’il soit judicieux d’y recourir et ce d’autant plus que le système de report des délibérations prises en conseil communal/provincial/de CPAS parait à première vue incompatible avec cette méthode.

Quant au droit de poser des questions, le CA peut imposer que seules des questions écrites lui soient posées, au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’AG. Dans ce cas, il est tenu de répondre à ces questions par écrit au plus tard le jour de l’AG mais avant le vote, ou oralement lors de l’AG s’il choisit d’organiser une diffusion en direct ou en différé de celle-ci.

2.    Deuxième possibilité : le report des assemblées générales (art. 7)

Le conseil d’administration qui le souhaite peut reporter l’assemblée générale ordinaire jusqu’à 10 semaines après le 30 juin, même si l’assemblée générale a déjà été convoquée. D’autres obligations légales peuvent également être reportées (ex. : l'obligation de déposer les comptes annuels et d'autres documents auprès de la BNB).

Dans la mesure du possible, le report est porté à la connaissance des actionnaires, membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur leur site internet ou par courrier électronique ou, pour les personnes dont l’entité ne dispose pas de l’adresse électronique, par courrier ordinaire.

3.    La tenue préalable du Conseil d’administration (art. 8)

Les décisions de l’organe d’administration peuvent être prises par consentement unanime de l'ensemble des membres, exprimé par écrit.

Les réunions de l’organe d’administration pourront, par ailleurs, être tenues au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo.

4.    Application dans le temps (art. 4)

Le régime proposé s’applique à :

• Toutes les réunions qui sont convoquées entre le 1er mars et le 30 juin ;
• Toutes les réunions qui doivent être tenues entre le jour de la publication au Moniteur belge et le 3 mai ;
• Toutes les réunions qui auraient dû être tenues entre le 1er mars et le jour de la publication au Moniteur belge en application d’une règle légale ou statutaire, mais qui n’ont pas été tenues (par exemple, en raison de l’incertitude sur la manière de tenir la réunion en sécurité).

Une assemblée générale ou une réunion d’un organe d’administration convoquée avant le 30 juin peut être tenue selon les modalités au point 1) même si elle a lieu après ladite date. Attention donc que ces mesures ne seraient plus valables pour les AG convoquée après le 30 juin.

Enfin, comme l’indique le rapport au Roi de l’arrêté royal n°4 « les entités visées doivent faire usage des possibilités offertes avec sagesse et choisir l’option qui sert le mieux l’intérêt de toutes les parties prenantes ».