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La tenue des assemblées générales des SLSP et asbl communales

Mis en ligne le 24 Avril 2020

Les sociétés et associations concernées par la préparation de leurs assemblées générales sont confrontées à des difficultés pratiques pour maintenir ces assemblées conformément aux dispositions du Code des sociétés et associations sans enfreindre les règles de prévention obligatoires imposées pour lutter contre le Covu-19.

L’obligation de respecter ces mesures de prévention impose par ailleurs d’adapter temporairement le mode de tenue des conseils d’administration des sociétés et associations, dont les administrateurs ne sont plus autorisés à se réunir physiquement.

Aussi, le gouvernement fédéral a récemment prévu par arrêté royal un certain nombre d’assouplissements à titre temporaire pour permettre, selon le rapport au Roi, aux sociétés et association « de gérer cette situation avec la souplesse nécessaire sans perdre de vue le droit des actionnaires et des membres ».

L’arrêté royal n°4 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Cavid-19 a été adopté le 9 avril 2020.

À notre estime et contrairement aux intercommunales, les sociétés de logement de service public et les asbl communales peuvent directement profiter de ces mesures et ce sans qu’une intervention du Gouvernement wallon soit nécessaire.

Deux possibilités leur sont ainsi proposées.

Première possibilité : la tenue adaptée des assemblées générales (art. 6)

La possibilité est laissée aux sociétés et associations de maintenir leur assemblée générale de fin d’exercice sociale mais en se conformant à des modalités qui permettent de respecter les mesures qui ont été prises dans la lutte contre Covi-19 et dans la mesure où les participants peuvent exercer leur droit de vote et poser des questions.

Aussi, le conseil d’administration peut imposer, même en l'absence de toute autorisation statutaire, aux participants à toute assemblée générale d'exercer leurs droits exclusivement :

  • en votant à distance avant l'assemblée générale par correspondance ou moyen du formulaire mis à disposition par le conseil d’administration ou par un site internet ;
  • en donnant une procuration avant l’AG afin de limiter le nombre de personnes présentes.

Concernant le vote par procuration, l’arrêté royal n°4 autorise le CA à désigner la personne que les participants doivent mandater dans le respect des éventuelles règles de conflits d’intérêts prévues par le Code des sociétés et associations. Attention toutefois que concernant les SLSP, les statuts ne sont pas seulement muets sur les procurations pour l’AG mais les interdisent formellement. Nous ne pensons dès lors pas qu’il soit judicieux d’y recourir et ce d’autant plus que le système de report des délibérations prises en conseil communal/provincial/de CPAS parait à première vue incompatible avec cette méthode.

Quant au droit de poser des questions, le CA peut imposer que seules des questions écrites lui soient posées, au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’AG. Dans ce cas, il est tenu de répondre à ces questions par écrit au plus tard le jour de l’AG mais avant le vote, ou oralement lors de l’AG s’il choisit d’organiser une diffusion en direct ou en différé de celle-ci.

Deuxième possibilité : le report des assemblées générales (art. 7)

Le conseil d’administration qui le souhaite peut reporter l’assemblée générale ordinaire jusqu’à 10 semaines après le 30 juin, même si l’assemblée générale a déjà été convoquée. D’autres obligations légales peuvent également être reportées (ex. : l'obligation de déposer les comptes annuels et d'autres documents auprès de la BNB).

Dans la mesure du possible, le report est porté à la connaissance des actionnaires, membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur leur site internet ou par courrier électronique ou, pour les personnes dont l’entité ne dispose pas de l’adresse électronique, par courrier ordinaire.

 

La tenue préalable du Conseil d’administration (art. 8)

Les décisions de l’organe d’administration peuvent être prises par consentement unanime de l'ensemble des membres, exprimé par écrit.

Les réunions de l’organe d’administration pourront, par ailleurs, être tenues au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo.

 

Application dans le temps (art. 4)

Le régime proposé s’applique à :

  • Toutes les réunions qui sont convoquées entre le 1er mars et le 3 mai ;
  • Toutes les réunions qui doivent être tenues entre le jour de la publication au Moniteur belge et le 3 mai ;
  • Toutes les réunions qui auraient dû être tenues entre le 1er mars et le jour de la publication au Moniteur belge en application d’une règle légale ou statutaire, mais qui n’ont pas été tenues (par exemple, en raison de l’incertitude sur la manière de tenir la réunion en sécurité).
Ce point est d’une importance capitale. Le conseil d’administration de l’entité concernée doit prévoir le report de l’AG avant le 3 mai. Bien qu’il soit probable que ces délais soient prolongés, nous conseillons aux entités qui souhaitent bénéficier du report de l’AG de prévoir rapidement une procédure écrite du conseil d’administration actant ledit report.

 

L'auteur

Gaëlle De Roeck

Conseiller à l'Union des Villes et Communes de Wallonie

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