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Prolongation de la possibilité pour les organes des paralocaux de se tenir virtuellement

Mis en ligne le 5 Octobre 2020

Rappelons que l’arrêté de pouvoirs spéciaux n°32[1] donnant la possibilité aux organes des paralocaux de se tenir par téléconférence ou vidéoconférence a pris fin ce 30 septembre.

À cette même date, compte tenu de l’évolution de la pandémie du Covid-19, le Parlement wallon a adopté en séance plénière un décret[2] prolongeant temporairement cette possibilité au motif que « la crise sanitaire de la Covid-19 est de nature à affecter le fonctionnement des divers services publics et en particulier les pouvoirs locaux »[3].

Champ d’application

Sont visées : les intercommunales, les sociétés à participation publique locale significative, les associations de pouvoirs publics visées à l'article 118 de la loi du 8 juillet 1976 organique des centres publics d'action sociale, les asbl communales ou provinciales, les régies communales ou provinciales autonomes, les associations de projet ou tout autre organisme supralocal ayant pris la forme d’une société ou d’une association et, pour les seules assemblées générales, les sociétés de logement de service public.

Les principes 

Les travaux parlementaires[4] sont très clairs : « La règle reste la réunion physique pour peu qu’elle puisse être organisée dans le strict respect des normes de distanciation sociale recommandées par le Conseil national de sécurité. Cette règle est applicable aussi bien pour les membres de l’assemblée que pour le public qui pourrait assister à la séance ».

Ceux-ci précisent que « si l’endroit habituellement prévu pour les séances s’avère trop exigu, la réunion peut être organisée dans un lieu permettant la distanciation sociale. En cas d’impossibilité d’organiser une réunion physique, la possibilité d’organiser des réunions virtuelles est temporairement octroyée. Par réunion virtuelle, on entend une réunion organisée au moyen d’une technologie de téléconférence ou vidéoconférence ».

En outre, il est offert aux organes d’administration des paralocaux de prendre toute décision par écrit et de tenir toute réunion au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective. À cet égard, le décret fait siennes les modalités prévues à l’article 8 de l’arrêté royal du 9 avril 2020 n° 4 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19 [5], pour des raisons de cohérence, et ce jusqu’au 31 décembre 2020.

Bien que cela ne soit pas précisé dans le dispositif décrétal, les réunions mixtes, c’est-à-dire une réunion où certains membres sont physiquement présents et d’autres virtuellement présents, sont également rendues possibles (notamment si certains mandataires sont en quarantaine)[6].

Pour ce qui concerne les SLSP, les dispositions du Code wallon de l’Habitation durable, qui n’excluent pas ce mode de fonctionnement, s’appliquent.

Les modalités minimales d’organisation des réunions

Il est rappelé que les réunions doivent être organisées dans le strict respect des normes de distanciation sociale recommandées par le Conseil national de Sécurité.

Quant aux réunions des assemblées générales, celles-ci peuvent se tenir de manière virtuelle pour autant que les éléments suivants puissent être assurés :

-        la publicité des débats;
-        l’expression des votes des associés;
-        la possibilité d’échanges de vue au travers de prises de parole ou de questions/réponses.

A ce titre, les travaux parlementaires précisent que « la publicité des débats, singulièrement de l’assemblée générale, doit pouvoir être assurée. Le principe de l’ouverture au public est donc imposé et les modalités laissées à l’appréciation des organismes ».

Le dispositif

1)      Art. 1er - La possibilité de tenir l’AG virtuellement

Le décret prévoit premièrement la possibilité de réunir les assemblées générales de tous les paralocaux par téléconférence ou vidéoconférence lorsqu’il n’est pas possible de les réunir physiquement et pour peu que chacun de ses membres puisse y avoir accès. Cette possibilité est octroyée jusqu’au 31 décembre 2020, même en l'absence de toute autorisation statutaire et nonobstant toute disposition contraire, sans présence physique des membres avec ou sans recours à des procurations données à des mandataires, ou avec une présence physique limitée des membres par le recours à des procurations données à des mandataires, aux conditions prévues par l’article 6[7] de l’arrêté royal du 9 avril 2020 n°4. 

Si le conseil communal ne souhaite pas être physiquement représenté, il transmet ses délibérations sans délai à la structure, laquelle en tient compte pour ce qui est de l’expression des votes mais également pour ce qui est du calcul des différents quorums de présence et de vote. Cette possibilité ne semble pas réservée uniquement aux intercommunales. Le conseil communal pourrait donc y recourir pour d’autres paralocaux pour autant que cela soit possible (nous pensons notamment aux SLSP qui statutairement, ont un régime similaire aux intercommunales concernant le mandat impératif ou le vote libre des délégués).

Concernant spécifiquement les intercommunales, il est précisé que si elles font application de la possibilité de se tenir virtuellement, le principe d’au moins deux assemblées générales par an reste applicable. Sauf erreur de notre part, il s’agit d’une erreur légistique. Il est évident que le recours au virtuel ne doit pas empêcher la tenue de deux AG. Peut-être le législateur souhaite-t-il viser le cas du report possible de l’AG repris au point 2 ?

Toujours concernant les intercommunales, s’il est recouru à des procurations données à des mandataires, l’article L1523-12, paragraphe 1er, alinéa 2, du même Code ne s’applique pas (pour rappel celui-ci prévoit qu’à défaut de délibération du conseil communal et, s'il échet, provincial ou de CPAS., chaque délégué dispose d'un droit de vote libre correspondant au cinquième des parts attribuées à l'associé qu'il représente.). Une délibération au sein du conseil communal sur chaque point à l'ordre du jour conformément à ce qui est prévu à l’article L1523-12, paragraphe 1er, alinéa 1er, du même Code est obligatoire.

À ce sujet, l’exposé des motifs énonce que « Conscient que les réunions virtuelles sont très difficilement organisables pour un nombre très important de personnes, il est proposé de généraliser et de rendre temporairement obligatoire, pour ce qui est des associés communaux, la technique du mandat impératif. Il est à relever que la technique du mandat impératif peut être utilisée également pour ce qui concerne les […] réunions physiques. Pour rappel, cette dernière implique une prise de décision préalable au sein des conseils communaux ». Si les travaux parlementaires ne semblent pas envisager cette situation de mandat impératif obligatoire uniquement pour les intercommunales, le dispositif décrétal s’en est chargé.

Par ailleurs, nous ne comprenons pas bien la référence aux procurations pour les intercommunales, le législateur aurait pu, à notre sens, se contenter d’établir le principe du mandat obligatoire.  

Pour en revenir aux modalités d’organisation de l’AG et au renvoi à l’article 6 de l’arrêté royal n°4, les précisions suivantes apportées à l’occasion d’une question parlementaire[8] nous semblent utiles :

« Le rapport au Roi précise clairement qu'en ce qui concerne la conférence téléphonique ou vidéo, il peut s'agir de tout système "[permettant] aux actionnaires ou aux membres de suivre la réunion en direct ou en différé (par exemple via une webcam ou une conférence téléphonique, sans toutefois l'obligation que les actionnaires ou les membres puissent intervenir activement)". Il ne s'agit donc pas nécessairement d'une technique de communication électronique sophistiquée avec contrôle d'accès. Un simple lien vers une webcam sur le site web peut suffire, ce qui signifie qu'en plus des actionnaires, des membres et des administrateurs, d'autres parties intéressées peuvent également suivre l'assemblée.

Les assemblées par conférence vidéo ou par conférence téléphonique ne sont toutefois pas réalisables pour les entités qui comptent un nombre important d'actionnaires ou de membres. Le moyen de communication électronique sophistiqué visé à l'article 7:137 CSA n'est pratiquement pas utilisé en Belgique. Ce moyen de communication électronique a été prévu pour les sociétés cotées par la première directive sur les droits des actionnaires (2007), et est soumis à des exigences strictes (…) ».

2)      Art. 2 - Le report possible de l’AG

Le décret donne la possibilité à l’organe de gestion du paralocal qui le souhaite de reporter à la date de son choix et jusqu’au 31 décembre 2020, toute assemblée générale déjà convoquée lors de l'entrée en vigueur du présent décret.

À ce sujet, nous émettons une remarque. Si le législateur wallon permet un report d’AG déjà convoquée, cela ne doit à notre sens pas viser celle qui aurait dû se tenir en juin pour l’approbation des comptes puisque le droit des sociétés impose que celle-ci se soit tenue au plus tard en septembre en cette période de pandémie.

3)      Art. 3 - La tenue virtuelle des organes de gestion

Les décisions et les réunions des organes collégiaux d’administration des paralocaux, peuvent, même en l'absence de toute autorisation statutaire et nonobstant toute disposition contraire, être adoptées et tenues jusqu’au 31 décembre 2020 par téléconférence ou vidéoconférence lorsqu’il n’est pas possible de les réunir physiquement et pour peu que chacun de ses membres puisse y avoir accès.  Quant aux conditions, le décret renvoie aux modalités prévues par l’article 8[9] de l’arrêté royal du 9 avril 2020 n° 4 comme énoncé supra.

Pour ce qui concerne les SLSP, les dispositions du Code wallon de l’Habitation durable, qui n’excluent pas ce mode de fonctionnement, s’appliquent.

4)      Art. 4 - L’entrée en vigueur

Le décret entre en vigueur de manière rétroactive au 1er octobre 2020 et reste d’application jusqu’au 31 décembre 2020. Au moment d’écrire ces lignes, le décret n’a pas encore été publié au Moniteur belge.

 


[1] AGW de pouvoirs spéciaux n° 32 du 30.4.2020 rel. à la tenue des réunions des organes des intercommunales, sociétés à participation publique locale significative, associations de pouvoirs publics visées à l'article 118 de la loi du 8.7.1976 organique des CPAS, SLSP, ASBL communale ou provinciale, régies communale ou provinciale autonome, association de projet ou tout autre organisme supralocal ayant pris la forme d'une société ou d'une association ; M.B. du 8.5.2020, p. 33244 

[2] Décret du 30.9.2020 organisant jusqu'au 31.12.2020 la tenue des réunions des organes des intercommunales, des sociétés à participation publique locale significative, des associations de pouvoirs publics visées à l'article 118 de la loi du 8.7.1976 organique des CPAS, des SLSP, des ASBL communales ou provinciales, des régies communales ou provinciales autonomes, d'associations de projet ou de tout autre organisme supralocal ayant pris la forme d’une société ou d’une association. Non encore publié au Moniteur belge au moment d’écrire ces lignes.

http://nautilus.parlement-wallon.be/Archives/2020_2021/PARCHEMIN/282.pdf

[3] Résumé de la proposition de décret, Parl. wallon, sess. 2020-2021, n° 282/1, p.2

[4] Exposé des motifs, Parl. wallon, sess. 2020-2021, n° 282/1, p. 3

[5] AR n° 4 du 9.4.2020 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19, M.B. du 9.4.2020, p. 25768 .

[6] Voir en ce sens : Parl. wal., session 2020-2021C.R.A.C. N° 23 du 30.9.2020.

[7]http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/loi_a1.pl?language=fr&nm=2020020781&la=F&dd=2020-04-09&cn=2020040903&table_name=loi&&caller=list&F&fromtab=loi&tri=dd+AS+RANK&rech=1&numero=1&sql=(text+contains+(%27%27))#Art.6

[8] Question N°415 de M. Dillen du 23.4.2020, « L'organisation de visioconférences pour les assemblées générales prévue par l'arrêté royal n° 4. », Q.R., Ch., 2019-2020, n°55-019, pp. 116-117.

[9]http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/loi_a1.pl?language=fr&nm=2020020781&la=F&dd=2020-04-09&cn=2020040903&table_name=loi&&caller=list&F&fromtab=loi&tri=dd+AS+RANK&rech=1&numero=1&sql=(text+contains+(%27%27))#Art.8

L'auteur

Gaëlle De Roeck

Conseiller à l'Union des Villes et Communes de Wallonie

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