Le délai d’archivage des documents comptables passe de 30 ans à 10 ans : la revendication de l’UVCW a été entendue

Jusqu’ici, les communes et CPAS étaient tenus de conserver leurs documents comptables (livres et pièces justificatives) pendant 30 ans.  Respecter cette obligation en conservant une telle masse de documents dans des conditions satisfaisantes demandait des espaces disponibles importants et engendrait des coûts non négligeables alors que, dans les faits, il était bien rare les cas où les documents postérieurs à dix ans étaient consultés.  C’est pourquoi, en collaboration avec l’Association des Archivistes francophones de Belgique, l’Union des Villes et Communes de Wallonie demandait depuis plusieurs années à la Région que cette durée de conservation passe de 30 ans à 10 ans. 

Aujourd’hui, notre demande a été entendue puisque la Région a adopté le 16 juillet dernier un arrêté du Gouvernement wallon modifiant l’arrêté du Gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant le règlement général de la comptabilité communale (RGCC).  Cet arrêté a été publié au Moniteur le 14 août dernier et est entré en vigueur le 24 août.  Un arrêté similaire a été pris pour les provinces. Au-delà de la réduction du délai d’archivage, ces arrêtés ouvrent également la porte à un archivage numérique.

Deux articles du RGCC ont été modifiés suite à l’arrêté du 16 juillet 2020, à savoir les articles 35 (§1 et §7) et 88.  

En ce qui concerne l’article 35 du RGCC, §1, qui indiquait jusqu’ici qu’à l’issue de la clôture de chaque compte d’exercice, le grand-livre des articles budgétaires et le grand-livre des comptes généraux devaient être « imprimés et archivés sur papier », cet article stipule désormais que ces documents devront à l’avenir être « consultables et archivés selon toute technique d’archivage susceptible de restituer à tout moment les données archivées ». Quant au §7 du même article qui prévoyait que les livres et pièces justificatives étaient conservés pendant 30 ans dans la commune, il est maintenant stipulé que ces documents sont conservés « pendant une durée minimale de dix ans » et cette conservation doit se faire « selon toute technique d’archivage susceptible de restituer à tout moment les données archivées ».

Quant à l’article 88 du RGCC, ce dernier prévoyait qu’en ce qui concerne les comptes annuels et les comptes de fin de gestion, le directeur financier ou le conseil communal pouvaient, en cas d’erreur, omission, faux ou double emploi, demander leur révision à l’autorité habilitée à les arrêter définitivement, et ce, au cours des trente ans qui suivent l’arrêt définitif de ces comptes. L’article prévoit désormais que cette durée soit de dix ans. 

Le nouveau Ministre des Pouvoirs locaux, Christophe Collignon vient d’adresser ce 5 octobre une circulaire aux pouvoirs locaux afin d’apporter certaines précisions quant à l’application de ces nouvelles dispositions.      

Il rappelle ainsi que ce délai de dix ans est un délai de conservation minimum et que les pouvoirs locaux restent libres, en vertu de l’autonomie locale, de conserver les documents au-delà de ces dix ans s’ils présentent encore une utilité administrative ou historique.  On pense ici à des dossiers qui pourraient être « sensibles » tels que des dossiers complexes liés à la TVA, des contentieux, des travaux de longue durée, des dossiers soumis à subventionnement, …

La circulaire précise par ailleurs que la technique d’archivage doit garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents.  Ce document doit ainsi être ce qu’il est censé être, être complet et doit pouvoir être présenté dans un format lisible par tous, sur écran ou papier (lisibilité du support et du format, en tenant compte des évolutions technologiques). La restitution « à tout moment » des documents archivés se limite à la durée de conservation des archives.

Enfin, il est stipulé que cette modification du délai de conservation des documents comptables ne dispense pas les pouvoirs locaux de leurs obligations en matière de gestion, de conservation et de destruction des archives telles que précisées dans la législation fédérale.  La circulaire comporte quelques éléments d’information à ce propos.