Question-réponse sur la dématérialisation des CA d’une SLSP

Question

Notre SLSP aimerait travailler à la dématérialisation de nos conseils d'administration.

Dès lors, dans quelle mesure pourrions-nous envisager cette dématérialisation ?

Réponse

Notre réponse doit se faire en deux temps : premier temps, la dématérialisation de l’envoi des convocations et des ordres du jour du conseil d’administration ; second temps, dématérialisation de la tenue des procès-verbaux du Conseil d’administration.

1. Dématérialisation de l’envoi des convocations et des ordres du jour du conseil d’administration

Si le Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation (CDLD) a été récemment modifié de manière à envisager notamment l’envoi électronique des ordres du jour et des convocations notamment du conseil communal (art. 1122-13), pareille modification n’a pas été effectuée au sein du Code wallon du logement et de l’habitat durable (CWLHD), qui ne comporte donc aucun élément à propos de l’envoi électronique des ordres du jour et des convocations.

Cette disposition du CDLD prévoit ainsi :

« La convocation ainsi que les pièces relatives aux points inscrits à l’ordre du jour peuvent être transmises par voie électronique si le mandataire en a fait la demande par écrit et dispose d’une adresse électronique en vertu du présent paragraphe.

Le collège communal met à la disposition de chaque membre du conseil communal une adresse de courrier électronique personnelle.

Le règlement d’ordre intérieur fixe les modalités d’application du présent paragraphe ».

Cela étant, le modèle de règlement d’ordre intérieur de SLSP disponible sur le site de la SWL prévoit (en son article 2):

« Les convocations sont faites par simples lettres fax, mail ou tout autre support écrit ou informatique bénéficiant d’une certification de signature électronique légalement sécurisée.

Elles sont accompagnées de l’ordre du jour auquel sont joints les rapports ou les notes d’information relatifs aux points soumis, ainsi que du procès-verbal de la séance précédente ».

Dans la même lignée, le modèle de statuts de SLSP proposé par la SWL prévoit (article 23) :

« Les convocations sont faites par simples lettres, fax, ou tout autre support écrit ou informatique bénéficiant d’une certification de signature électronique légalement sécurisée, et sauf urgence à motiver au procès-verbal de la réunion, au moins huit jours francs avant la réunion et contenant l'ordre du jour.

Elles sont adressées à tous les administrateurs nommément désignés ainsi qu’au commissaire de la Société wallonne du logement ».

De tout ceci, nous pensons devoir en tirer les règles suivantes :

-          En vertu du principe de neutralité technologique (art. 4 § 1^er de la loi du 9.7.2001 fixant certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification), nous estimons que chaque membre du conseil d’administration devrait avoir la possibilité d’accepter (ou de refuser) l’envoi électronique des ordres du jour et des convocations. Un tel envoi ne sera dès lors admissible qu’à l’égard des administrateurs qui ont formellement marqué leur accord.

-          A l’égard de ceux-ci, nous pensons qu’il appartient à la SLSP de mettre à disposition des adresses électroniques fiables, sécurisées et pérennes au profit des administrateurs. Cela permet d’être sûr de pouvoir joindre l’administrateur et d’avoir un ensemble cohérent de courriers électroniques.

-          Le règlement d’ordre intérieur devrait prévoir des règles de bonne utilisation de cette adresse mail.

Pour votre parfaite information, sachez que notre modèle de ROI du conseil communal propose certains éléments à ce propos. Voyez également les commentaires de ces éléments dans les commentaires du modèle de ROI : http://www.uvcw.be/publications/modeles/modele-706.htm (articles 19 bis et ter).

-          L'ordre du jour envoyé sous forme électronique devrait contenir une signature électronique avancée, afin de garantir l’intégrité du mail et sa provenance. Nous craignons en effet que le recours au simple fax ou au mail n’apporte pas les garanties juridiques nécessaires sur le plan probatoire. En effet, juridiquement, la signature électronique ne sera reconnue comme équivalente à la signature manuscrite que si elle répond à un certain nombre de critères de sécurité technique (C. civ., art 1322 al. 2). Dans ce cas, on dit que la signature électronique est qualifiée ou avancée. Pour signer via une signature électronique avancée, il faut disposer d’un système technologique adéquat. Le processus peut également être mené en ligne sur la plate-forme de signature électronique de la Wallonie, accessible à l'adresse signature.wallonie.be.

1. Dématérialisation de la tenue des procès-verbaux du conseil d’administration

Le modèle de statuts de SLSP proposé par la SWL prévoit en son article 23 :

« Les délibérations et votes du conseil sont constatés par des procès-verbaux signés par le président et le directeur-gérant.

Les procès-verbaux sont consignés dans un registre dont chaque page est numérotée et paraphée.

Les copies ou extraits de ces procès-verbaux sont signés par le président et le directeur-gérant, ou par deux administrateurs.

Le conseil d’administration établit un règlement d’ordre intérieur, selon les modalités déterminées par le Gouvernement ».

Le modèle de ROI de SLSP proposé par la SWL prévoit en ses articles 14, 15 et 16 :

« Article 14. Le procès-verbal

Les délibérations du C.A. sont consignées dans un procès-verbal relatant la réunion du conseil d’administration et auquel sera jointe la liste des présences.

Le procès-verbal est rédigé par le secrétaire.

En aucun cas, le procès-verbal n'a pour objet de faire un rapport détaillé ou analytique des discussions qui se sont tenues en séance.

Il reproduit clairement toutes les décisions, ainsi que le résultat du vote.

Un administrateur peut justifier son vote négatif ou son abstention et demander qu'il en soit pris acte au procès-verbal.

Préalablement aux délibérations du conseil d’administration, il est pris acte de l’absence de conflit d’intérêts dans le chef de chaque administrateur.

Article 15. Registre des délibérations

Le Procès-verbal de chaque réunion est inscrit ou inséré par ordre chronologique dans un registre dont chaque page est numérotée et paraphée.

Ce registre doit toujours être à la disposition des administrateurs ainsi que des délégués de la Société wallonne du Logement.

Article 16.

Le procès-verbal de la séance précédente est soumis, en ouverture de séance, à l’approbation du conseil d’administration.

Tout administrateur a le droit de faire part de ses observations sur la rédaction du procès-verbal de la séance précédente. Si ces observations sont adoptées, le directeur-gérant devra présenter, séance tenante ou au plus tard à la séance suivante, un nouveau texte conforme à la décision du conseil d’administration.

Le procès-verbal, approuvé lors de la séance suivante, est signé par le président et le directeur-gérant ».

Enfin, l’article 3 al. 2 de l’AGW du 25 janvier 2007 fixant les modalités de fonctionnement des organes de gestion des sociétés de logement de service public prévoit :

« Les procès-verbaux sont répertoriés par ordre chronologique, dans un registre tenu à jour, constitué à cet effet ».

Toutes ces dispositions ne contiennent aucune indication autorisant ou interdisant expressément le recours aux moyens électroniques.

De façon théorique donc, rien ne paraît s’opposer à la tenue d’un registre de manière électronique.

Cela étant, une difficulté importante nous semble l’empêcher de façon pratique. En effet, il faut pouvoir disposer (et avoir les moyens de disposer) d’un logiciel permettant la tenue d’un PV, la signature électronique avancée et conjointe du président et du directeur-gérant et l’insertion de ce PV dans un registre dont chaque page est numérotée et paraphée. De façon précise, c’est surtout la dernière exigence qui nous semble être techniquement plus complexe et peut-être pas suffisamment mûre à l’heure d’aujourd’hui.

En outre, nous attirons votre attention sur certaines circonstances :

      - En principe, en cas de dématérialisation complète du registre, seule la version électronique des PV aurait une valeur juridique (toute impression ne valant que simple copie, sauf à faire valoir que l’impression répond aux mêmes conditions que la signature électronique avancée – voyez l’article 4 § 6 de la loi du 9.7.2001 – des technologies existent à ce propos mais l'offre existant sur le marché à l'heure actuelle est limitée) ;

- En termes de conservation de ces PV, se posent les questions de la pérennité, de la sécurité et de la localisation du stockage en cas de cloud computing… Il faut garder à l’esprit que les données stockées en cloud computing en dehors de l’Union européenne ne sont plus protégées par les règles strictes européennes de la protection de la vie privée et qu’il est hautement recommandé de disposer d’un stockage à deux endroits au moins pour éviter les difficultés d’ordre technique (indisponibilité, inaccessibilité, etc.).

En guise de conclusion, nous estimons qu’à l’heure actuelle, l’envoi électronique des convocations et des ordres du jour du conseil d’administration sont légalement et techniquement envisageables. Par contre, la tenue et l’archivage des procès-verbaux des réunions des conseils d’administration de façon électronique nous semblent plus incertains.