Formulaire de demande de permis d’urbanisme : l’UVCW et l’Ordre des architectes adaptent le dossier au RGPD

L’Union des Villes et Communes de Wallonie et l’Ordre des architectes viennent de contacter Willy Borsus, Ministre de l’Économie, du Commerce extérieur, de la Recherche et de l’Innovation, du Numérique, de l’Aménagement du territoire, de l’Agriculture de la Wallonie, concernant la formulaire de demande de permis d’urbanisme avec concours d’un architecte.

Ainsi, les dispositions prévues par le Règlement général de protection des données (RGPD) imposent à chacun une vigilance toute particulière dans la conservation et la diffusion des données à caractère personnel.

Les autorités amenées à statuer sur les demandes de permis d’urbanisme sont souvent démunies face à leur obligation de respect du RGPD et donc de ventilation entre les informations qui peuvent être diffusées et celles qui ne le peuvent pas.

Ainsi, il est arrivé que des informations de nature confidentielle soient publiées dans le cadre d’enquêtes publiques ou diffusées sur le site internet de différentes autorités administratives.

L’Union des Villes et des Communes de Wallonie (UVCW) et l’Ordre des architectes ne pouvaient rester sans réagir et ont décidé de travailler conjointement à l’adaptation du dossier de demande de permis d’urbanisme en identifiant trois types d’informations :

• les informations entièrement publiques (P1) ;
• les informations non publiables mais consultables sur demandes (P2) ;
• les informations non publiables et non consultables (P3)

Le lecteur trouvera, en annexe, le projet de dossier de demande de permis adapté : les informations contenues dans ce projet sont similaires à celles qui sont reprises dans le document actuel, mais ces informations sont articulées différemment pour répondre aux exigences du RGPD.

En effet, aux termes de ce règlement, selon les hypothèses d’accès ou de consultation envisagées, seules les informations pertinentes doivent et peuvent être mises à disposition. Il s’agit du respect des principes de pertinence et minimisation sanctionnés par le RGPD.

Le document communiqué a été travaillé en fonction d’une future digitalisation.

A cet égard, l’UVCW et l’Ordre des architectes ont insisté auprès du Ministre sur la nécessité de prévoir des mesures techniques et organisationnelles précises et adéquates qui doivent permettre une réelle application des principes énoncés. En effet, la seule adaptation du dossier de demande de permis d’urbanisme selon les termes repris en annexe ne peut être considérée comme suffisante.

Par conséquent, et de manière très pragmatique, même si les informations reprises sous (P1) sont considérées comme entièrement publique et (P2) partiellement publique, il est important de bien distinguer la prise de connaissance des données mises à disposition, en ce compris les données personnelles, de la faculté de prendre copie de ces mêmes données. Cette faculté ne pourra être qu’exercée sur demande, seules les copies d’initiative étant à exclure.

Des mesures techniques devront par conséquent être mises en place afin d’empêcher l’impression ou le téléchargement de documents, en étant conscients qu’il ne peut être empêché de prendre une capture d’écran ou une photo avec un GSM. Il est néanmoins primordial que les mesures techniques minimales soient prévues afin de démontrer une réelle volonté de respect des législations en vigueur.

En outre, il apparaît également nécessaire d’intégrer dans le formulaire aux côtés des espaces laissés aux demandeurs et/ou architectes pour compléter leurs demandes, comme par exemple les cadres « Objet de la demande » (P1) et « Options d’aménagement et parti architectural du projet » (P1), « Présentation du projet » (P1) un rappel du caractère public des informations qui seront mises à disposition et donc de la nécessité de respecter le RGPD, impliquant l’absence de mention de données facultatives et la limitation autant que possible de mention de données personnelles.

Les mêmes réflexions s’appliquent aux mises à disposition de documents internes à l’administration, comme les procès-verbaux, qui même sous le régime (P2) devraient être « masquées » de toutes données personnelles non nécessaires, le cas échant par l’intégration de « blocs noirs » sur les passages en question.

Concernant les reportages photographiques, les clichés mis à disposition devront bien entendu avoir été préalablement traités afin de s’assurer, d’une part, qu’aucun visage ou qu’aucune plaque d’immatriculation ne soit identifiable, et d’autre part, qu’aucun aperçu à l’intérieur d’espaces privés ne sont visualisables.

L’adaptation du dossier de demande de permis d’urbanisme est une nécessité qui imposera une adaptation réglementaire du CoDT. Un entretien avec le cabinet du Ministre a donc été demandé pour exposer et expliquer le travail (conséquent) qui a été réalisé et qui servira de base de discussion en vue d’adaptations futures.

Il va de soi que le nouveau document proposé va grandement faciliter le travail des autorités délivrantes qui auront l’assurance de se conformer au RGPD.