Facturation électronique : quelles obligations pour les pouvoirs adjudicateurs et les opérateurs économiques ? - Retour sur la première édition des « Rendez-vous des marchés publics »

L’UVCW organisait, le 11 octobre 2022, son premier « Rendez-vous des marchés publics », rencontre annuelle des praticiens des marchés publics au sein des pouvoirs locaux wallons. Ce colloque était aussi une première dans sa forme mixte, accueillant ses 350 participants aussi bien en présentiel qu’en ligne. Le thème retenu pour cette première édition était la facturation électronique, les nouvelles règles en la matière entrant progressivement en vigueur à compter de l’automne 2022.

Les règles relatives à la facturation électronique et leur entrée en vigueur

C’est à Elodie Bavay, conseillère à l’UVCW, que revint le rôle de rappeler, pour débuter la matinée, les règles de paiement[1], avant d’aborder les changements apportés à la réglementation des marchés publics en ce qui concerne la facturation électronique.

Les lois du 17 juin 2016 relatives aux marchés publics et aux contrats de concession avaient été modifiées par une loi du 7 avril 2019[2] pour intégrer la facturation électronique à la réglementation des marchés publics et des concessions et, de la sorte, transposer la directive 2014/55 relative à la facturation électronique[3]. Dès le 1^er avril 2019 (la mesure était donc rétroactive), les opérateurs économiques pouvaient déjà transmettre leurs factures de manière électronique aux pouvoirs adjudicateurs ; le choix appartenait donc aux adjudicataires.

Rappelons ainsi que la facture électronique est définie comme « une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique »^[4]. Autrement dit, un simple fichier Word ou encore un scan pdf en pièce jointe d’un courrier électronique envoyé par l’adjudicataire ne répondent pas à cette définition.

L’arrêté royal du 9 mars 2022[5] a fixé la date à laquelle les opérateurs économiques seront tenus de transmettre leurs factures par voie électronique, que – par la force des choses – les pouvoirs adjudicateurs seront tenus d’accepter sous cette forme.

Et c’est une entrée en vigueur échelonnée qui a été prévue :

- l'obligation est devenue effective pour les marchés publics et les concessions, dont la valeur estimée est égale ou supérieure au seuil de publicité européenne, publiés ou, à défaut de publication, dont l’invitation à déposer offre est envoyée à partir du premier jour du mois qui suit l'expiration d'un délai de six mois prenant cours le jour suivant la publication de l'arrêté au Moniteur belge, soit le 1^er novembre 2022. Pour ces marchés publics et concessions, la date de publication à prendre en compte est celle de la publication au Bulletin des Adjudications ;

- l'obligation sera effective pour les marchés et les concessions dont la valeur estimée est inférieure au seuil de publicité européenne mais supérieure à ou égale à 30.000 euros H.T.V.A., publiés ou, à défaut de publication, dont l’invitation à déposer offre est envoyée à partir du premier jour du mois qui suit l'expiration d'un délai de 12 mois prenant cours le jour suivant la publication de l'arrêté royal au Moniteur belge, soit le 1^er mai 2023 ;

-  pour les marchés et concessions dont la valeur estimée est inférieure à 30.000 euros htva, l'obligation entrera en vigueur pour les marchés et concessions publiés ou, à défaut de publication, dont l’invitation à déposer offre est envoyé à partir du premier jour du mois qui suit l'expiration d'un délai de 18 mois prenant cours le jour suivant la publication de l'arrêté royal au Moniteur belge, soit le 1^er novembre 2023.

La loi précitée du 7 avril 2019 prévoit cependant une exception à l'obligation qui incombe aux opérateurs économiques. En effet, la transmission des factures de manière électronique pourra être évitée pour les marchés et concessions dont la valeur estimée est inférieure ou égale à certains montants, que l’arrêté royal du 9 mars 2022 fixe à 3.000 euros htva, que ce soit pour les marchés dans les secteurs classiques et spéciaux, pour les contrats de concessions ou pour marchés dans les domaines de la défense et de la sécurité.

L’article 14/1 de la loi relative aux marchés publics et l’article 32/1 de la loi relative aux contrats de concessions prévoient par ailleurs que les pouvoirs adjudicateurs sont tenus de mentionner expressément dans les documents du marché ou de la concession l’obligation de facturation électronique, lorsqu’elle est applicable.

Les articles 14/2 et 32/2 des mêmes lois renvoient aux normes européennes applicables et énumèrent le contenu minimum obligatoire des factures électroniques.

Enfin, comme le rappelle le rapport au Roi précédant l’arrêté royal, les adjudicateurs eux-mêmes restent libres de prendre des mesures plus contraignantes en matière de facturation électronique. Ils pourraient par exemple décider de modifier le champ d'application temporel (en prévoyant une date antérieure à la date d'entrée en vigueur) ou le champ d'application matériel (en rendant la facturation électronique applicable aux marchés exclus du champ d'application de la loi). Toutefois, l'adjudicateur qui souhaiterait faire usage de mesures plus contraignantes devra en faire mention dans ses documents du marché.

Comment procéder ? La plateforme Mercurius et les mesures d’accompagnement du SPF BOSA

Serge Libert, eGov project manager au SPF Stratégie et Appui (BOSA), a ensuite pris la parole pour présenter les mesures d’accompagnement fédérales mises en place et à venir ainsi que la plateforme Mercurius.

Mercurius est ainsi la « salle de courrier électronique » pour les factures adressées aux pouvoirs publics en Belgique, dans le respect du cadre européen Peppol et de la norme pour la facturation électronique EN16931. Pratiquement, Mercurius permet l’envoi des factures électroniques entre les logiciels comptables/de facturation des opérateurs économiques adjudicataires des marchés publics et les logiciels de gestion d'achats et/ou de comptabilité des pouvoirs adjudicateurs.

Afin cependant de permettre le transmis de ces factures dans leur format dématérialisé (de type XML) depuis Mercurius vers les pouvoirs adjudicateurs, l’intervention d’un intégrateur de services est nécessaire, soit une institution qui, par ou en vertu d'une loi, est chargée de l'intégration de services à un niveau de pouvoir ou dans un secteur déterminé. Pour la Région wallonne, c’est la Banque-Carrefour d’Echange de Données (BCED) qui tient ce rôle. Malheureusement, à l’heure d’écrire cette contribution, elle n’est pas en mesure d’assumer  cette mission pour les pouvoirs locaux, tant s’agissant de la facturation électronique que dans bien d’autres matières[6], à défaut de financement suffisant.

Ayant aimablement répondu à notre invitation, Cédric Jeanmart, directeur de la BCED, a précisé lors des échanges avec les participants que des moyens supplémentaires ont bien été alloués à la BCED par le Gouvernement wallon. Ceux-ci doivent notamment permettre de procéder à des recrutements, lesquels – au moment d’écrire ces lignes – sont en cours. Si l’objectif demeure donc bien pour la BCED d’assumer son rôle d’intégrateur de services aussi pour les pouvoirs locaux wallons, cela ne sera néanmoins pas le cas immédiatement. Aucun délai n’est cependant connu.

C’est donc vers le « plan B », pour reprendre les termes du SPF BOSA, que la plupart des pouvoirs adjudicateurs vont devoir dans un premier temps se tourner pour se conformer à l’obligation de réception des factures électroniques : celles-ci sont envoyées par les opérateurs économiques sous le format XML vers Mercurius (voire encodées via un formulaire en ligne par l’adjudicataire), la plateforme les (re)transformant en un document PDF alors transmis par courrier électronique aux pouvoirs adjudicateurs.

Nous avons appris par ailleurs que dans le contexte de ce plan B, certains prestataires informatiques se proposent d’offrir, contre rémunération, des services consistant à recueillir en provenance de Mercurius les informations relatives aux factures et de les intégrer directement dans le logiciel métier du pouvoir local.

Quoi qu’il en soit, compte tenu des échéances, tous les pouvoirs adjudicateurs wallons sont invités à s’inscrire à la plateforme Mercurius !

Le SPF BOSA va poursuivre la mise en œuvre de mesures d’accompagnement pour les pouvoirs adjudicateurs :

-          clauses-types à insérer dans les documents de marché ou concession ;

-          informations complémentaires sur son site (not. une liste de solutions informatiques, une FAQ, etc.) ;

-          une communication vers les pouvoirs adjudicateurs pour favoriser l’inscription sur Mercurius ;

-          la mise en place d’un point de contact et d’un helpdesk (compte tenu des moyens disponibles).

Partage d’expériences

Trois représentantes de pouvoirs adjudicateurs de la Région de Bruxelles-Capitale, où la facturation électronique est déjà une réalité (tout comme en Flandre), nous ont fait part de leurs expériences : Alice Drooghaag, Team Leader Accounts Payable à la STIB-MIVB (l’opérateur de transports publics), Loubna Doumali, coordinatrice budgétaire et comptable à la cellule finances de Safe Brussels (l’organisme de prévention et de sécurité pour la région bruxelloise) et Ariane Jablonka, cheffe des services d’appui chez Brugel Brussels (le régulateur des secteurs de l’électricité, du gaz et de l’eau),

Comment avez-vous procédé pour intégrer la facturation électronique ? Quelles ont été les démarches à entreprendre ? Avez-vous rencontré des difficultés ?

Au-delà d’une clause dans les cahiers des charges (laquelle est par ailleurs nécessaire) et d’une inscription sur la plateforme Mercurius avec une attribution des rôles, il convient d’informer au mieux les opérateurs économiques, la plupart découvrant la facturation électronique. Même si c’est là le rôle d’autres intervenants – et on a vu que le SPF BOSA s’en charge aussi de son côté, mais quid des fédérations d’entreprises ? – les pouvoirs adjudicateurs n’y échapperont pas : ils devront eux aussi « enfoncer le clou » et communiquer sur le sujet.

Et outre cette communication vers l’extérieur, il ne faut surtout pas négliger l’information et la communication internes à destination des agents traitants, tant du côté des marchés publics ou des services acheteurs que de la comptabilité et des finances.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ? Quelles ont été les conséquences positives pour votre organisation ?

La facturation électronique permet sans conteste la diminution des erreurs habituellement associées à l’encodage : montants erronés, doublons, erreur dans les numéros de compte bancaire, etc.

Avez-vous constaté une amélioration de la traçabilité des factures, une amélioration du délai de paiement ou une réduction des coûts de gestion en interne ?

Le délai moyen de paiement est a priori resté identique. Cela dit, en dématérialisant les processus associés (v. ci-dessous), on peut espérer réduire quelque peu ce délai.

Une réduction des coûts peut en revanche être constatée. De même, le problème des « factures perdues » est réglé.

Y a-t-il eu des réticences ou des difficultés du côté des fournisseurs ? Recevez-vous toujours des factures sous format papier ?

De manière générale, les opérateurs économiques se sont mis à la facturation électronique, après parfois plusieurs courriers explicatifs et rappels envoyés pour les sensibiliser. Si des factures papier sont encore reçues, il ne s’agit que de cas plutôt isolés.

Avez-vous profité du passage à la facturation électronique pour dématérialiser d’autres démarches ? Ou envisagez-vous de le faire ?

Le passage à la facturation électronique est aussi l’occasion d’envisager, lorsque ce n’est pas déjà le cas, la dématérialisation de processus internes, à commencer par la disparition des signataires papier, remplacés par des documents demeurant sous format électronique et signés électroniquement (ce qui facilite aussi le travail des contrôleurs externes, là où ils s’imposent).

[1] Non abordées ici ; v. A.R. « RGE » 14.1.2013, art. 5-8, 69, 70, 72-73, 95, 120, 127, 156 et 160, et L. 2.8.2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

[2] M.B., 16.4.2019.

[3] JOUE L 133, 6.5.2014, pp. 1–11.

[4] L. 17.6.2016 rel. aux marchés publics, art. 2, 56° ; v. aussi le 57°.

[5] M.B., 31.3.2022.

[6] Voyez : https://www.uvcw.be/data/actus/art-7783 et https://www.uvcw.be/data/actus/art-3019. 

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