L’indemnité kilométrique pour frais de parcours

La publication en juillet 2023 de deux circulaires (n° 721[1] et 722[2]) de la Ministre de la Fonction publique fédérale concernant l’adaptation du montant de l’indemnité kilométrique pour les frais de parcours a généré une certaine incertitude au sein des pouvoirs locaux. Cela nous donne l’occasion de faire le point sur cette indemnité.

Prévalence des dispositions statutaires

En principe, les frais qui découlent des déplacements effectués par un agent des pouvoirs locaux dans l’intérêt de l’administration publique avec son véhicule personnel doivent lui être remboursés. 

Le montant de l’indemnité kilométrique dépend de ce qui est prévu dans le statut pécuniaire de l’administration en vertu du principe de l’autonomie locale.

L’autorité peut avoir choisi de se référer notamment aux réglementations suivantes :

• aux règles reprises dans la circulaire wallonne du 31 août 2006 relative à l’octroi d’allocations et d’indemnités dans la fonction publique locale[3] ;
• aux règles reprises dans l’arrêté royal du 29 décembre 1965 portant réglementation générale en matière d'indemnités pour frais de parcours résultant de déplacements de service effectués par le personnel des provinces et des communes
• aux règles reprises dans l’arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours ;
• à la réglementation applicable à la fonction publique fédérale.

En fonction du choix opéré dans le statut, il conviendra de tenir compte ou non de l’une des deux circulaires publiées cet été.

Le statut transpose ou fait référence à la circulaire wallonne du 31 août 2006

Dans cette hypothèse, les agents qui utilisent pour leurs déplacements de service un véhicule leur appartenant peuvent bénéficier d’une indemnité kilométrique fixée à 0,20 € par kilomètre à l’indice-pivot 138,01 (aujourd’hui 0,39 € par kilomètre au coefficient 1,9999).

Ce montant est lié aux fluctuations de l’indice des prix à la consommation, conformément aux règles prescrites par la loi du 1^er mars 1977 organisant un régime de liaison à l’indice des prix à la consommation du Royaume de certaines dépenses du secteur public, et est rattaché à l’indice-pivot 138,01 du 1^er janvier 1990.

Si le statut local fait référence à la circulaire wallonne, il convient de ne pas avoir égard aux circulaires de la Ministre de la Fonction publique fédérale.

Le statut transpose ou fait référence à l’arrêté royal du 29 décembre 1965

Cet arrêté prévoit l’octroi d’une indemnité pour les déplacements professionnels effectués avec un véhicule personnel calculée sur la base de la puissance imposable du véhicule. Cette réglementation qui détermine un montant sans prévoir de formule d’indexation a été modifiée pour la dernière fois en 1985 afin d’augmenter le montant de l’indemnité prévue (Arrêté royal du 18 avril 1985 : indemnité de 5,30 à 10,95 fb en fonction de la puissance fiscale - 0,13 à 0,27 €).

Si le statut pécuniaire fait référence à l’arrêté royal du 29 décembre 1965 précité, il convient de ne pas avoir égard aux circulaires de la Ministre de la Fonction publique fédérale.

Le statut transpose ou fait référence à l’arrêté royal du 18 janvier 1965

Cet arrêté prévoit que les personnes qui utilisent pour leurs déplacements de service une voiture personnelle ont droit, pour couvrir tous les frais résultants de l'utilisation du véhicule, à une indemnité kilométrique. Le montant de l'indemnité kilométrique est revu annuellement à la date du 1er juillet[4].

Cet arrêté avait vocation à s’appliquer à la fonction publique fédérale, régionale et communautaire, mais il a été abrogé notamment pour les agents de la fonction publique fédérale, les agents de la Région wallonne[5] et les agents de la communauté germanophone. Toutefois,

La circulaire n°722 du Ministre de la Fonction publique (fédérale) est prise en application de cet arrêté et fixe l’indemnité kilométrique à 0,4280 € pour la période du 1^er juillet 2023 au 30 juin 2024. 

Le statut transpose ou fait référence à la réglementation fédérale

Enfin, l’autorité peut également avoir choisi de se référer aux dispositions applicables aux agents de la fonction publique fédérale, à savoir l’arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale[6]. Dans ce cas, les agents qui utilisent pour leurs déplacements de service une voiture personnelle bénéficient d’une indemnité kilométrique initialement fixée annuellement du 1^er juillet au 30 juin de l’année suivante.

Par un arrêté royal du 10 novembre 2022[7], le Gouvernement a revu le principe de la fixation annuelle du montant de l’indemnité kilométrique. En effet, constatant que la forte augmentation du prix du carburant impacte directement et durement l’utilisation des moyens de transport des travailleurs, le Gouvernement a reconnu que le mécanisme annuel d’adaptation du montant de l’indemnité kilométrique ne permettait pas de répondre à la nécessité d’adapter la contribution financière de l'employeur dans les déplacements professionnels des membres du personnel de la fonction publique fédérale afin de couvrir de manière plus juste les frais liés aux missions de service.

En conséquence, l’arrêté royal définit que le montant de l’indemnité kilométrique sera revu trimestriellement à partir du 1^er octobre 2022[8].

La circulaire n°721 fixe le montant de l’indemnité kilométrique à 0,4237 € pour la période du 1^er juillet 2023 au 30 septembre 2023.

La circulaire n°725 du 19 septembre 2023 vient d’être publiée au Moniteur belge ce 16 octobre. Elle fixe le montant de l’indemnité kilométrique à 0,4259 € pour la période du 1^er octobre 2023 au 31 décembre 2023.

Dispositions fiscales

Par ailleurs, la loi du 27 juin 2021[9] a modifié le Code des Impôts sur les revenus et imposent désormais aux employeurs de renseigner les montants remboursés à titre de remboursement de dépenses propres à l’employeur, en ce compris l’indemnité kilométrique pour frais de parcours, au cadre « renseignements divers » des fiches 281.10 et 281.20.

Cette modification est applicable aux remboursements effectués à partir du 1^er janvier 2022[10].

[1] Circulaire n°721 - Adaptation du montant de l’indemnité kilométrique – Période du 1^er juillet 2023 au 30 septembre 2023, M.B., 28 .7.2023, p. 64088 (Inforum n°370279).

[2] Circulaire n°722 – Adaptation du montant de l’indemnité kilométrique – Période du 1^er juillet 2023 au 30 juin 2024, M.B., 25.7.2023, p. 62012 (Inforum n°171133).

[3] Circ. 31.8.2006 du Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique relative à l’octroi d’allocations et d’indemnités dans la fonction publique locale (Inforum n° 212699).

[4] l’A.R. du 18.1.1965 portant réglementation générale en matière de frais de transport, art. 13, M.B., 2.2.1965, p. 1044.

[5] Pour information, l’art. 531 du Code de la fonction publique wallonne prévoit que le montant de l’indemnité kilométrique octroyée aux personnes qui utilisent pour leurs déplacements de service un véhicule à moteur personnel correspond au montant prévu pour les membres du personnel de la fonction publique fédérale tel qu'indexé conformément à l'A.R. 13.7.2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale.

[6] A.R. 13.7.2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale, M.B., 19.7.2017, p. 73530.

[7] A.R. 10.11.2022 modifiant l’arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale, M.B., 16.11.2022, p. 82388.

[8] A.R. 13.7.2017, art. 74, §2.

[9] L. 27.6.2021 portant des dispositions fiscales diverses et modifiant la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces, M.B. 30.6.2021, p. 66736.

[10] L. 27.6.2021 portant des dispositions fiscales diverses et modifiant la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces, art. 96, al. 3.